Αποτελεσματική Επικοινωνία – Ένα κλειδί για την επιτυχία στην επιχείρηση

Με την επικοινωνία, οι άνθρωποι ανταλλάσσουν. Η επικοινωνία είναι ένα ουσιαστικό χαρακτηριστικό της ανθρώπινης ζωής, γι’ αυτό όλοι ξοδεύουμε τον περισσότερο χρόνο μας είτε λαμβάνοντας είτε ζητώντας πληροφορίες. Η έλλειψη επικοινωνίας δημιουργεί εντάσεις και καταστρέφει προσωπικές και επαγγελματικές σχέσεις. Η ικανότητα ανταλλαγής πληροφοριών ή συνομιλίας με άλλους είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία του ατόμου, της οικογένειας ή της επιχειρηματικής οργάνωσης. Θα πρέπει να σημειωθεί, ωστόσο, ότι άλλο πράγμα είναι η επικοινωνία και εντελώς άλλο η αποτελεσματική επικοινωνία.

Η αναποτελεσματική επικοινωνία συνήθως οδηγεί σε αποτυχία, καθώς δεν προκαλεί την επιθυμητή απόκριση με τη μορφή ανατροφοδότησης από τον δέκτη. Αυτό είναι το κακό πολλών επιχειρηματικών οργανώσεων. Πολλοί μάνατζερ επικοινωνούν, αλλά συχνά όχι πολύ αποτελεσματικά. Η έλλειψη ικανότητας αποτελεσματικής επικοινωνίας από την πλευρά των διευθυντών είναι ο λόγος για την αποτυχία πολλών επιχειρήσεων. Κάθε επιχείρηση ή επιχειρηματικός οργανισμός χρειάζεται ένα αποτελεσματικό δίκτυο επικοινωνίας για να λειτουργεί σωστά και να επιτυγχάνει τους στόχους που έχει θέσει. Σε αυτό το άρθρο, θα δοθεί έμφαση στον απαραίτητο ρόλο που παίζει η αποτελεσματική επικοινωνία στην καθημερινή λειτουργία ενός επιχειρηματικού οργανισμού. Θα ξεκινήσουμε εξετάζοντας την έννοια της αποτελεσματικής επικοινωνίας από διαφορετικές οπτικές γωνίες και θα εξετάσουμε τη σημασία της καθώς και πώς μπορεί να επιτευχθεί στην επιχείρηση.

Εξετάζοντας το νόημα της αποτελεσματικής επικοινωνίας από διαφορετικές γωνίες

Ο απώτερος στόχος κάθε μορφής επικοινωνίας – πρόσωπο με πρόσωπο συνάντηση, τηλεφωνική συζήτηση, τηλεδιάσκεψη, τηλεδιάσκεψη, συνέντευξη, email, επιστολή ή υπόμνημα – είναι να λάβετε μια αναμενόμενη απάντηση με τη μορφή ανατροφοδότησης από τον παραλήπτη προς τον αποστολέα. Αυτή είναι η αποτελεσματική επικοινωνία. Πρόκειται για τη διασφάλιση ότι οι πληροφορίες συσκευάζονται καλά και μεταδίδονται σωστά, έτσι ώστε ο παραλήπτης να κατανοεί το μήνυμα και να ανταποκρίνεται θετικά. Με άλλα λόγια, αποτελεσματική επικοινωνία είναι αυτή που επιτυγχάνει τα αποτελέσματα για τα οποία προορίζεται.

Η επικοινωνία μπορεί να εξεταστεί από διαφορετικές οπτικές γωνίες, όπως ο τρόπος έκφρασης (προφορική ή γραπτή, ή ακόμα και μη λεκτική επικοινωνία), ο σκοπός της επικοινωνίας, το κοινό, η ροή πληροφοριών (κάθετη, οριζόντια ή διαγώνια) κ.λπ. Επικοινωνία μπορεί να είναι εσωτερικό (εντός του οργανισμού) ή εξωτερικό (με ξένους). Μπορεί επίσης να είναι διαπροσωπική ή ομαδική επικοινωνία. διαπροσωπικό όταν περιλαμβάνει δύο άτομα και ομαδικό όταν έχει τη μορφή συναντήσεων, συζητήσεων, συμποσίων, συνεδρίων και εργαστηρίων. Υπάρχει επίσης μαζική επικοινωνία που έχει να κάνει με την επικοινωνία με τις μάζες με τα μέσα του ραδιοφώνου, της τηλεόρασης, της εφημερίδας, του διαδικτύου κ.λπ.). Από όποια οπτική γωνία κι αν την δούμε, η επικοινωνία μπορεί να θεωρηθεί αποτελεσματική μόνο όταν καταλήγει στην επιθυμητή ανατροφοδότηση.

Η προφορική επικοινωνία περιλαμβάνει τη χρήση προφορικών λέξεων και μπορεί να λάβει τη μορφή συνομιλίας πρόσωπο με πρόσωπο, συνέντευξης, τηλεφωνικής ομιλίας, φωνητικού ταχυδρομείου, συναντήσεων, ομαδικών συζητήσεων, προφορικών οδηγιών, τηλεδιάσκεψης, τηλεδιάσκεψης κ.λπ. Η προφορική επικοινωνία είναι γρήγορη και επιτρέπει την άμεση ανατροφοδότηση καθώς και άμεση ανταπόκριση σε ανατροφοδότηση. Οι συμμετέχοντες μπορούν να κάνουν ερωτήσεις και να λάβουν άμεση διευκρίνιση. Επιπλέον, η χειρονομία και η έκφραση του προσώπου μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να ενισχύσουν το επιδιωκόμενο μήνυμα. Οι περιορισμοί της προφορικής επικοινωνίας περιλαμβάνουν την ευαισθησία σε λάθη και παρερμηνεία και έλλειψη μονιμότητας.

Η γραπτή επικοινωνία, όπως υποδηλώνει το όνομα, περιλαμβάνει τη χρήση γραπτών λέξεων. Μπορεί να έχει τη μορφή επαγγελματικών επιστολών, υπομνημάτων, εκθέσεων, πρακτικών συνεδριάσεων, γραπτών ομιλιών κ.λπ. Η γραπτή επικοινωνία έχει τα πλεονεκτήματα της αναθεώρησης πριν από τη μετάδοση, της μονιμότητας και της προσβασιμότητας για λόγους αναφοράς. Μειώνει επίσης τον κίνδυνο παραμόρφωσης του νοήματος. Έτσι, μπορεί να θεωρηθεί ως ιδανικό μέσο για μεγάλα και πολύπλοκα μηνύματα τα οποία, εάν αναμεταδοθούν προφορικά σε πολλούς μεσάζοντες, μπορούν εύκολα να παραμορφωθούν ή να παρερμηνευθούν. Ένα άλλο πλεονέκτημα του γραπτού μέσου είναι ότι μπορεί εύκολα να αναπαραχθεί με πολλούς τρόπους (π.χ. φωτοτυπία) και να διανεμηθεί σε πολλούς παραλήπτες. Ένας από τους σημαντικότερους περιορισμούς του είναι η καθυστερημένη ανατροφοδότηση. η ανάγνωση μεγάλων εγγράφων μπορεί να είναι βαρετή και η σύνταξη μιας απάντησης θα μπορούσε επίσης να καθυστερήσει από διάφορους άλλους παράγοντες. Στη γραπτή επικοινωνία λείπει επίσης η παρουσία χειρονομιών, έκφρασης του προσώπου και άλλων μορφών γλώσσας του σώματος ικανών να ενισχύσουν το νόημα στην επικοινωνία.

Η επιλογή του μέσου επικοινωνίας εξαρτάται από τη φύση του μηνύματος που θα μεταδοθεί. Όπως παρατηρήθηκε προηγουμένως, ενώ το γραπτό μέσο είναι το τέλειο μέσο για συναλλαγές που απαιτούν μόνιμη τεκμηρίωση, το προφορικό μέσο είναι ιδανικό για μηνύματα που απαιτούν άμεση ανατροφοδότηση. Κάποιος πρέπει να λάβει υπόψη τις περιστάσεις για να καθορίσει εάν θα χρησιμοποιήσει μια τηλεφωνική κλήση, μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο, ένα email, ένα δακτυλογραφημένο και υπογεγραμμένο έγγραφο, κ.λπ. Οι παράγοντες που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά την επιλογή του μέσου επικοινωνίας περιλαμβάνουν: τον επείγοντα χαρακτήρα , τυπικότητα, κίνδυνος παρερμηνείας, εμπιστευτικότητα, νομικές επιπτώσεις ή ανάγκη μελλοντικής αναφοράς, η φύση και το μέγεθος του κοινού κ.λπ.

Η επικοινωνία στην επιχείρηση συνήθως προορίζεται για την επίτευξη συγκεκριμένων σκοπών, όπως η παροχή πληροφοριών, η διενέργεια ερωτήσεων, η παροχή εξηγήσεων, η πειθώ, η διαβεβαίωση, η πραγματοποίηση συναλλαγών κ.λπ. Συνήθως στοχεύει στην ενημέρωση των ανθρώπων για νέες σειρές προϊόντων, τιμές, ονόματα, διευθύνσεις κ.λπ. Εάν ο σκοπός της επικοινωνίας είναι να πείσει, το μήνυμα πρέπει να συσκευαστεί με σκοπό να κινηθεί το κοινό στη δράση με τη χρήση λέξεων. Αυτός ο τύπος επικοινωνίας είναι ιδανικός για τη διαφήμιση ενός προϊόντος ή την παρακίνηση των εργαζομένων.

Όταν η επικοινωνία είναι καθαρά για επιχειρηματικές συναλλαγές, όπως συμβάσεις, συμφωνίες, αποδείξεις κ.λπ., το μήνυμα πρέπει να συσκευάζεται με τρόπο που να μην δίνει περιθώρια για παρερμηνεία ή νομικές ενέργειες. Σε αυτό το είδος επικοινωνίας, δίνεται έμφαση στην ακρίβεια και την καταλληλότητα των δεδομένων, όπως η ημερομηνία της συναλλαγής, οι συμφωνημένοι όροι και προϋποθέσεις, οι συμφωνημένες τιμές, το συνολικό ποσό και το νόμισμα, ονόματα, διευθύνσεις και υπογραφές των μερών συμφωνία κ.λπ. Το σημείο που τίθεται εδώ είναι ότι, για να επιτευχθεί αποτελεσματική επικοινωνία, το μήνυμα πρέπει να είναι συσκευασμένο ώστε να εξυπηρετεί τον συγκεκριμένο σκοπό καθώς και τη συγκεκριμένη περίσταση επικοινωνίας.

Πώς να εξασφαλίσετε αποτελεσματική επικοινωνία στις επιχειρήσεις

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η κακή ή αναποτελεσματική επικοινωνία είναι υπεύθυνη για μια κατάσταση όπου ο δέκτης δεν καταλαβαίνει τι έχει διαβάσει ή ακούσει και ως εκ τούτου δεν μπορεί να δώσει καμία θετική ανατροφοδότηση. Αυτό σημαίνει ότι το σήμα κατατεθέν της αποτελεσματικής επικοινωνίας είναι ένα καλά συσκευασμένο και σωστά μεταδιδόμενο μήνυμα – δηλαδή ένα μήνυμα που είναι ικανό να προσελκύσει την απάντηση του δέκτη με τη μορφή θετικής ανατροφοδότησης.

Η γλώσσα πρέπει να θεωρείται ως η πιο σημαντική μορφή αποτελεσματικής επικοινωνίας. Ο υπεύθυνος επικοινωνίας πρέπει να διασφαλίσει ότι η γλώσσα που χρησιμοποιεί είναι σαφής, ακριβής και κατάλληλη για το κοινό, τον σκοπό και την περίσταση για την οποία προορίζεται το μήνυμα. Η χρήση άτυπης γλώσσας όπου απαιτείται ευγενικό και επίσημο μητρώο, για παράδειγμα, μπορεί να καταστήσει το μήνυμα αναποτελεσματικό. Η διατύπωση ή η χρήση άσκοπων πολύπλοκων κατασκευών μπορεί μόνο να δημιουργήσει χώρο για παρερμηνείες. εξ ου και το ακρωνύμιο «KISS»: Κρατήστε το σύντομο και απλό.

Επίσης, η χρήση εκφράσεων, ορολογιών και λέξεων βουητού που το κοινό δεν είναι εξοικειωμένο μπορεί να του δημιουργήσει εμπόδια και έτσι να εμποδίσει την επικοινωνία. Όπου χρησιμοποιείται τεχνική γλώσσα και όροι, πρέπει να ορίζονται και να εξηγούνται σύμφωνα με τις γνώσεις του κοινού. Όποιος και αν είναι ο σκοπός της επικοινωνίας, ο επικοινωνιακός πρέπει να συνδεθεί με το κοινό χρησιμοποιώντας σαφή και ακριβή γλώσσα και αφαιρώντας κάθε μορφή ασάφειας ή φραγμού, ώστε το κοινό να μπορεί να κατανοήσει πλήρως το μήνυμα.

Η αποτελεσματική επικοινωνία επιτυγχάνεται καλύτερα όταν ο σκοπός ή η κεντρική ιδέα του μηνύματος δηλώνεται με σαφήνεια και οι δευτερεύουσες ιδέες προσδιορίζονται αποτελεσματικά και σχετίζονται με τον κύριο σκοπό με φυσικά πειστικό τρόπο. Είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι το υλικό είναι διατεταγμένο με λογική και συνεκτική σειρά, με κάθε παράγραφος να περιέχει μόνο μία βασική ιδέα που δηλώνεται σαφώς και υποστηρίζεται με σχετικά, επαρκή και πειστικά σημεία. Για να επιτευχθεί συνοχή, οι νέες πληροφορίες πρέπει να συνδέονται με πληροφορίες που έχουν συζητηθεί προηγουμένως με τρόπο που να απασχολεί τον αναγνώστη και να ενισχύει τα κύρια σημεία. Το συμπέρασμα του μηνύματος πρέπει να επαναπροσδιορίζει τον κύριο σκοπό και να προσδιορίζει τη δράση που πρέπει να γίνει.

Η διασφάλιση της ορθότητας ή γραμματικά είναι επίσης μια ζωτική πτυχή της αποτελεσματικής επικοινωνίας, επειδή η μη γραμματική είναι ικανή να παραμορφώσει το νόημα ή να υπονομεύσει την αξιοπιστία, εμποδίζοντας έτσι την επικοινωνία. Είναι πολύ σημαντικό να διασφαλιστεί ότι τηρούνται οι κανόνες γραμματικής και σύνταξης, ότι χρησιμοποιούνται σωστές λέξεις για να μεταφέρουν το επιδιωκόμενο νόημα και ότι τα σημεία στίξης αντικατοπτρίζουν την τυπική χρήση. Τέλος, ολόκληρη η εργασία πρέπει να επισκευαστεί για να διασφαλιστεί ότι το τελικό αντίγραφο είναι απαλλαγμένο από μηχανικά λάθη.

Πάνω από όλα, πρέπει να σημειωθεί ότι σκοπός της επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι, σε γενικές γραμμές, η αγορά και η πώληση. Η επαγγελματική επικοινωνία αφορά συνήθως πρακτικά θέματα, όπως προϊόντα, τιμές, εκπτώσεις, πωλήσεις, παράδοση, πληρωμές και ούτω καθεξής. Ο επιτυχημένος επιχειρηματίας είναι αυτός που πετυχαίνει τους στόχους του και για να πετύχει τους στόχους του πρέπει να επικοινωνεί αποτελεσματικά μέσω της καθαρότητας της έκφρασης. Πρέπει να παρουσιάζει τα μηνύματά του στο κοινό του με τον πιο ξεκάθαρο και ξεκάθαρο τρόπο.

Κάθε επιχειρηματική επικοινωνία στοχεύει στην επίκληση κάποιας υλικής και άμεσης απάντησης ή δράσης. Είτε πρόκειται για μια προσωπική συνάντηση, μια τηλεφωνική συζήτηση, μια επιστολή πωλήσεων, μια επιστολή έρευνας, ένα σημείωμα ή μια αναφορά, ο στόχος είναι να γίνει κάτι. Επομένως, κάθε επιχειρηματική επικοινωνία πρέπει να χρησιμοποιεί σαφή και πειστική γλώσσα σε συνδυασμό με την κατάλληλη δράση προκειμένου να συνδεθεί με το κοινό και να επικαλεστεί την επιθυμητή απάντηση.



Source by Ashish Tho

Σχολιάστε