Διαχείριση Προσδοκιών

Η τέχνη και η επιστήμη πίσω από την ανάληψη δεσμεύσεων και τη διαχείριση των προσδοκιών ήταν πάντα μια κρίσιμη δεξιότητα για να κυριαρχήσουν τα ανώτερα στελέχη και οι επιχειρηματίες. Στην πραγματικότητα, η κατανόηση του πώς να βγείτε στη δεξιά πλευρά της καμπύλης προσδοκιών μπορεί συχνά να είναι η διαφορά μεταξύ των μέσων καλλιτεχνών και των σούπερ σταρ. Αυτό αποδεικνύεται από το γεγονός ότι ο κλάδος των συμβούλων έχει μηδενίσει τη σημασία αυτού του ζητήματος έτσι ώστε να έχει εξελιχθεί σε έναν αναδυόμενο κλάδο γνωστό ως «Promise Management». Σε αυτήν την ανάρτηση ιστολογίου θα συζητήσω την αξία της διαχείρισης υποσχέσεων ως πειθαρχίας.

Τίποτα δεν προκαλεί εμπιστοσύνη και δημιουργεί δεσμό εμπιστοσύνης όπως η τήρηση των υποσχέσεων που έχουν δοθεί και επίσης λίγα πράγματα διαβρώνουν την εμπιστοσύνη και την αξιοπιστία όπως οι δεσμεύσεις που δεν τηρούνται. Σε μια προηγούμενη ανάρτηση με τίτλο: “Follow Through” συζήτησα τη σημασία του να λες αυτό που εννοείς, δηλαδή αυτό που λες και να κάνεις αυτό που λες ότι θα κάνεις. Η επιστήμη της διαχείρισης υποσχέσεων συνδέει συστηματικά αυτό που λέγεται με αυτό που γίνεται. Η τέχνη της διαχείρισης υποσχέσεων κλείνει, ή ακόμα καλύτερα, εξαλείφει το χάσμα των προσδοκιών. Συνδυάστε την τέχνη και την επιστήμη μαζί και θα έχετε το πλαίσιο για αυτό που γίνεται ο παράγοντας διαφοροποίησης στη λήψη αποφάσεων βάσει απόδοσης για τον εικοστό πρώτο αιώνα.

Οι συγκρούσεις, οι διαφωνίες, οι διαφωνίες και οι διαφορές γεννιούνται συχνά από κενά προσδοκιών. Οι προσδοκίες κόβονται αμφίδρομα… Το να διατηρείτε αυτό που αντιλαμβάνεστε ως το τέλος της συμφωνίας είναι μόνο το ήμισυ της εξίσωσης καθώς αυτό που πιστεύετε έχει σημασία μόνο εάν είναι σε ευθυγράμμιση με την κατανόηση του άλλου μέρους. Όλοι βρεθήκαμε στην απίστευτη θέση να αναθέτουμε προϊόν εργασίας μόνο για να καταλήξουμε με το παραδοτέο να είναι πολύ χαμηλότερο από τις προσδοκίες, ενώ ο παραγωγός του εν λόγω προϊόντος εργασίας πιστεύει ότι ξεπέρασε κάθε προσδοκία.

Οι προσδοκίες υπάρχουν σε ολόκληρη την αλυσίδα αξίας με κάθε ενδιαφερόμενο να χρειάζεται και να αξίζει να διαχειριστεί και να εκπληρώσει τις προσδοκίες του. Είτε είναι η διαχείριση των προσδοκιών των πελατών, οι προσδοκίες των μετόχων ή των αναλυτών, είτε το αντίστροφο των εργαζομένων που πρέπει να αντιμετωπίσουν τις προσδοκίες των στελεχών, είναι η ικανότητα να υπερέχουν στη λήψη αποφάσεων με βάση τις προσδοκίες διαχείρισης που δημιουργεί οργανισμούς υψηλής απόδοσης.

Οι υποσχέσεις που δίνονται με βάση τη σταθερή λογική και την υποκείμενη επιχειρηματική λογική που τηρούνται με συνέπεια θα βοηθήσουν στη δημιουργία μιας σταθερής επωνυμίας που προσελκύει πιστούς πελάτες και ταλαντούχους υπαλλήλους. Οι ακόλουθες τρεις πρακτικές θα βοηθήσουν στη δημιουργία ενός οργανισμού που εκπληρώνει τις δεσμεύσεις του:

1. Συνεργαστείτε νωρίς και συχνά: Η λήψη αποφάσεων στο κενό ή χωρίς όλα τα δεδομένα θα σας φέρει σε έλλειμμα από την αρχή. Στην καλύτερη περίπτωση, είναι εξαιρετικά δύσκολο να διαχειριστείς τις προσδοκίες και να εκπληρώσεις τις δεσμεύσεις που αναλήφθηκαν, εάν δεν έχεις ξεκάθαρη ορατότητα ως προς το τι θέλεις ή τι χρειάζεται. Πριν κάνετε υποσχέσεις ή δεσμεύσεις, συνεργαστείτε με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη για να διασφαλίσετε ότι οι προσδοκίες γίνονται κατανοητές.

2. Αντισταθείτε στις λεκτικές δεσμεύσεις: Οι περισσότερες παρεξηγήσεις συμβαίνουν ως αποτέλεσμα της ακατάλληλης ερμηνείας των προφορικών επικοινωνιών. Οι περισσότερες αθετημένες δεσμεύσεις προκύπτουν από παρορμητικές προφορικές υποσχέσεις που δόθηκαν πριν διευθετηθούν όλες οι λεπτομέρειες. Μόλις αποκτήσετε σαφήνεια ως προς την αντιληπτή ανάγκη να εκπληρωθεί, καταθέστε γραπτώς την κατανόησή σας για τα παραδοτέα, αναφέροντας βασικά επιχειρηματικά σημεία και κυκλοφορήστε το έγγραφο για έλεγχο και σχόλια. Όπου είναι δυνατόν, αντισταθείτε στην επισημοποίηση συμφωνιών, προτάσεων ή άλλων δεσμεύσεων έως ότου ευθυγραμμιστείτε με βασικές προσδοκίες και παραδοτέα.

3. Διαχειρίζεται υποσχέσεις όπως έργα: Δημιουργήστε μια κουλτούρα που αναλύει όλες τις δεσμεύσεις σε παραδοτέα, σημεία αναφοράς και προθεσμίες. Κατανέμετε πόρους, προϋπολογισμό και προσωπικό, ενώ διαχειρίζεστε τη δέσμευση μέσα σε ένα πλαίσιο μετρημένης λογοδοσίας. Η αντιμετώπιση όλων των δεσμεύσεων και υποσχέσεων ως επίσημων έργων θα βοηθήσει στη διαχείριση του κινδύνου απόδοσης και θα δημιουργήσει επίσης τη συνέχεια της διαδικασίας και της παράδοσης.

Η λήψη αποφάσεων με βάση την απόδοση που βασίζεται στις αρχές της διαχείρισης υποσχέσεων θα οδηγήσει σε βεβαιότητα εκτέλεσης που θα μεταφραστεί σε ένα από τα μεγαλύτερα ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα της εταιρείας σας.



Source by Mike Myatt

Σχολιάστε