Εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν γράφετε στην επιχείρηση

Το email έχει φέρει επανάσταση στις επιχειρήσεις. Είναι γρήγορο, φθηνό και εύκολο στη χρήση – αλλά είναι εύκολο να γλιστρήσετε σε κακές συνήθειες. Τι είναι η καλή επιχειρηματική εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Τα email είναι εξίσου σημαντικά με κάθε άλλη μορφή επαγγελματικής αλληλογραφίας, επομένως τα ίδια πρότυπα θα πρέπει να ισχύουν για τη γραφή σας. Ακολουθούν 10 σημεία επαγγελματικής δεοντολογίας email που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν γράφετε το επόμενο email σας.

1. Είναι κατάλληλο ένα email;

Σκεφτείτε το μήνυμά σας και τον σκοπό του. Εξετάστε μια εναλλακτική λύση για το email όταν:

  • Το μήνυμά σας είναι προσωπικό ή εμπιστευτικό
  • χρειάζεστε άμεση απάντηση
  • εάν ανησυχείτε ότι το μήνυμά σας μπορεί να μην είναι κατανοητό

2. Γράψτε μια ενημερωτική γραμμή θέματος

Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι έχει ανοίξει, διαβάσει και έχει εκτελεστεί. Η γραμμή θέματος κάθε μηνύματος email πρέπει να αναφέρει με ακρίβεια το θέμα του email.

3. Δομήστε το μήνυμά σας

Όταν γράφετε ένα email σκεφτείτε:

  • Σκοπός – Γιατί το στέλνεις;
  • Επιθυμητό αποτέλεσμα – Τι θέλετε να κάνει ο αναγνώστης;
  • Ο αναγνώστης σου – Πώς θα αισθανθούν ή θα αντιδράσουν ως απάντηση στο email σας;

4. Να είστε συνοπτικοί

Μια οθόνη υπολογιστή δείχνει μόνο περίπου το μισό από αυτό που βλέπετε στο έντυπο αντίγραφο ενός email. Στους περισσότερους ανθρώπους δεν αρέσει η κύλιση προς τα κάτω σε μια οθόνη, γι’ αυτό χρησιμοποιήστε μικρές παραγράφους και αφήστε κενές γραμμές μεταξύ τους.

5. Γνωρίστε το κοινό σας

Κάθε φορά που γράφετε κάτι θα πρέπει να έχετε στο μυαλό σας έναν συγκεκριμένο αναγνώστη ή κοινό. Η γνώση του κοινού σας μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε την κατάλληλη γλώσσα, περιεχόμενο και τόνο.

6. Κάντε το μήνυμά σας ευανάγνωστο

Όπως σε κάθε μορφή γραπτής επικοινωνίας, σεβαστείτε τις κοινές γραμματικές και ορθογραφικές συμβάσεις χρησιμοποιώντας τυπική χρήση κεφαλαίων και ορθογραφίας και αφήνοντας απόσταση μεταξύ των πληροφοριών, ώστε το μήνυμα να είναι ευανάγνωστο.

Μπορείτε επίσης να εξατομικεύσετε το μήνυμα χρησιμοποιώντας έναν τόνο συνομιλίας.

7. Συμπεριλάβετε έναν χαιρετισμό και ένα σημάδι

Όταν γράφετε ένα email γράφετε σε ένα άτομο, επομένως να είστε ευγενικοί και να το αναγνωρίσετε. Απευθυνθείτε σε αυτούς με το όνομά τους και συμπεριλάβετε μια αποσύνδεση. Αυτό προωθεί μια επαγγελματική και ευγενική εικόνα και επίσης κάνει το email σας πιο ευχάριστο στη λήψη.

Η συμπερίληψη μιας υπογραφής με στοιχεία επικοινωνίας επιτρέπει στον αναγνώστη να επικοινωνήσει μαζί σας εάν χρειαστεί και δεν απαιτεί από εσάς να συμπεριλάβετε αυτά τα στοιχεία στο σώμα του μηνύματός σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

8. Σκεφτείτε πριν κάνετε κλικ Στείλετε

Το email είναι τόσο γρήγορο που είναι συχνά δελεαστικό να απαντήσετε χωρίς να σκεφτείτε τις συνέπειες.

Αν πιάνεις τον εαυτό σου να γράφει με έντονα συναισθήματα για ένα θέμα, συντάξε την απάντησή σου και μην τη στείλεις αμέσως. Κάντε ένα διάλειμμα και μετά ελέγξτε το αργότερα για να δείτε αν εξακολουθείτε να είναι αυτό που θέλετε να πείτε.

9. Ελέγξτε τα συνημμένα

Εάν έχετε αναφερθεί σε ένα συνημμένο στο email σας, ελέγξτε ότι έχετε επισυνάψει πραγματικά το έγγραφο… και μάλιστα το σωστό!

10. Ελέγξτε τι έχετε γράψει

Είναι σημαντικό να ελέγξετε το μήνυμά σας πριν το στείλετε και να διορθώσετε τυχόν σφάλματα.

Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα καλύπτει ακριβώς αυτό που θέλατε να μεταφέρετε και ότι οι βασικές πληροφορίες περιέχονται στις πρώτες λίγες προτάσεις.

Ακολουθώντας αυτά τα σημεία, τα email σας είναι πιο πιθανό να ανοίξουν, να διαβαστούν και να ληφθούν μέτρα.



Source by Maria Pantalone

Σχολιάστε