Επικοινωνία μέσω email στο χώρο εργασίας

Στο χώρο εργασίας, η αποτελεσματική επικοινωνία μέσω email είναι μια αναγκαιότητα της καθημερινής ζωής. Αρχικά, να θυμάστε ότι το επαγγελματικό email δεν είναι το ίδιο με το προσωπικό email. Το στυλ των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την εργασία πρέπει να είναι πιο επίσημο, βεβαιώνοντας ότι η ορθογραφία και η γραμματική είναι σωστά και χρησιμοποιώντας πάντα έναν χαιρετισμό στην αρχή και μια υπογραφή στο τέλος. Η μόνη εξαίρεση στον κανόνα χαιρετισμού είναι όταν μια σειρά από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πηγαίνουν πέρα ​​δώθε για ένα συγκεκριμένο θέμα.

Κάντε σαφή τον σκοπό του μηνύματος email σας

Να χρησιμοποιείτε πάντα τη γραμμή θέματος και να κάνετε το θέμα σας περιγραφικό χωρίς να γίνεστε πολύ λογικοί. Για παράδειγμα: Θέμα: Παρακολούθηση τηλεφωνικής κλήσης με τον κ. Smith 20/12/08. Εάν το email σας χρειάζεται επείγουσα απάντηση, τα περισσότερα προγράμματα email έχουν μια ρύθμιση που τοποθετεί ένα κόκκινο θαυμαστικό δίπλα στο email σας όπως το βλέπει το άτομο.

Μην κάνετε τους άλλους να περιμένουν την απάντησή σας

Απαντήστε γρήγορα στα email στο επιχειρηματικό περιβάλλον. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να ελέγχετε τα email σας κάθε 5 λεπτά ή να διακόπτετε άλλες εργασίες για να απαντάτε σε email. Μια καλύτερη ιδέα είναι να αφιερώνετε λίγα λεπτά δύο φορές την ημέρα για να ελέγχετε τα email και να τα απαντάτε. Ακόμα κι αν δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε μια εργασία ή ένα αίτημα που σας έχει σταλεί μέσω email, ενημερώστε τον αποστολέα ότι λάβατε το μήνυμα και θα μπορείτε να απαντήσετε εντός (συμπληρώστε το χρονικό πλαίσιο).

Η εξαίρεση σε αυτόν τον κανόνα είναι όταν εργάζεστε σε ένα σημαντικό έργο και περιμένετε να λάβετε ένα κρίσιμο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε τέτοιες περιπτώσεις, να είστε πιο προσεκτικοί με τα email σας γιατί η γρήγορη και αποτελεσματική επικοινωνία μέσω email μπορεί να είναι καθοριστική.

Διατηρήστε το επαγγελματικό και Κράτα το σύντομο

Μείνετε μακριά από αστεία, φωτογραφίες, αλυσιδωτά email ή οποιοδήποτε παρόμοιο απλό τύπο μηνυμάτων που μπορεί να μοιραστείτε με τους φίλους και την οικογένειά σας. Ο χώρος εργασίας δεν είναι η σωστή ρύθμιση για αυτούς τους τύπους email. Εάν λαμβάνετε αυτά τα μηνύματα στη διεύθυνση εργασίας σας, είτε διαγράψτε τα και αγνοήστε τα είτε προωθήστε τα στην προσωπική σας διεύθυνση email εάν θέλετε να τα στείλετε σε άλλους.

Το email πρέπει να χρησιμοποιείται για γρήγορη και σαφή επικοινωνία. Εάν έχετε κάποιο πρόβλημα ή πρόβλημα, επιλέξτε το τηλέφωνο και μιλήστε απευθείας με το άτομο που εμπλέκεται. Εάν είστε εκνευρισμένοι ή ενοχλημένοι, μην χρησιμοποιείτε το email για να εκτονώνετε ή να προσπαθήσετε να επιλύσετε προβλήματα. Τα συναισθήματα δεν εμφανίζονται καλά στο email. Οι πληροφορίες κάνουν. Να θυμάστε ότι και η αποτελεσματική επικοινωνία μέσω email θα γίνει πολύτιμο εργαλείο στον χώρο εργασίας σας.



Source by Sheppard Sternthal

Σχολιάστε