Κατανόηση της Διαδικασίας Επικοινωνίας – Το Κλειδί για την Επιτυχία του Οργανισμού

Η διαδικασία με την οποία ένα άτομο ή μια ομάδα ατόμων λαμβάνει μια αύξηση πληροφοριών που έχει κάποια αξία είτε για τον αποστολέα είτε για τον παραλήπτη είτε μέσω προσθήκης γνώσης είτε ψυχαγωγίας ή απόκτησης ενέργειας για δράση ή πειθώ να αγοράσει ή να ενεργήσει όπως απαιτείται από τον αποστολέα είναι η διαδικασία της επικοινωνίας.

Η Διαδικασία της Επικοινωνίας

Το κρίσιμο μέρος της επικοινωνίας είναι οι πληροφορίες που μεταφέρονται. Οι πληροφορίες μπορεί να έχουν οποιαδήποτε μορφή, από χειροκίνητα σήματα έως δημόσια ομιλία, από email έως λεπτομερή σύμβαση, από μονολεκτικό χαιρετισμό έως μακροσκελή επιστολή, από μήνυμα σε πίνακα ανακοινώσεων ενός σχολείου έως ολοσέλιδη διαφήμιση σε καθημερινή βάση, από μια υπόδειξη με ανασηκωμένα φρύδια σε πεντάλεπτη αγκαλιά, από ένα σημείωμα ενός ανώτερου ή υφισταμένου σε ένα εγχειρίδιο HR και ούτω καθεξής. Για τη μεταφορά της πληροφορίας ή του μηνύματος, χρησιμοποιείται συγκεκριμένο όχημα ή μέσο, ​​το οποίο φορτώνεται με αυτό και το μεταδίδει στους προβλεπόμενους δέκτες. Χαρτί, τηλέφωνο, ατομική συνάντηση, δημόσια συνάντηση, συνομιλία, συσσώρευση, εφημερίδα, λέξεις γραμμένες ή προφορικές, χειρονομίες σώματος, χαμόγελο, βιβλία κ.λπ. είναι τα οχήματα ή τα μέσα. Ο τρόπος με τον οποίο τα οχήματα λαμβάνουν και μεταφέρουν τις πληροφορίες με τέτοιο τρόπο ώστε ο παραλήπτης να τις κατανοεί όπως θα έπρεπε είναι η διαδικασία επικοινωνίας. Το μέσο ή ο αποστολέας ή ο παραλήπτης παραμορφώνει χαρακτηριστικά τις πληροφορίες, γεγονός που με τον ένα ή τον άλλο τρόπο συμβάλλει πλήρως ή εν μέρει στην αποτυχία της επικοινωνίας στην επίτευξη του επιδιωκόμενου σκοπού.

Δύο σημαντικά στάδια επικοινωνίας είναι α) η κωδικοποίηση και β) η αποκωδικοποίηση. Η διαδικασία που εμπλέκεται σε αυτά τα δύο στάδια είναι μια πιθανή πηγή αποτυχίας της επικοινωνίας. Κωδικοποίηση είναι η μετάφραση ή η μετατροπή της ιδέας ή της πρόθεσης ή του μηνύματος σε λέξεις ή σήματα, έτσι ώστε ο παραλήπτης να μετατρέψει εκ νέου το ίδιο όπως προορίζεται από τον αποστολέα. Η αποκωδικοποίηση είναι αυτό που κάνει ο παραλήπτης για να μετατρέψει εκ νέου τις λέξεις ή τα σήματα που έλαβε στην ιδέα ή την πρόθεση ή το μήνυμα όπως αρχικά προοριζόταν από τον αποστολέα. Τα προβλήματα που σχετίζονται με την κωδικοποίηση ή την αποκωδικοποίηση οφείλονται στο γεγονός ότι οι λέξεις ή τα σήματα έχουν πολλαπλές σημασίες και έτσι υπάρχει η πιθανότητα είτε χρήσης λανθασμένων λέξεων ή λανθασμένων σημάτων είτε κατανόησής τους με τρόπο διαφορετικό από αυτό που προοριζόταν αρχικά.

Η κατανόηση της διαδικασίας επικοινωνίας θα διευκόλυνε τις συναλλαγές. Διαφορετικά, δεν θα υπήρχε καμία ενέργεια ή θα καθυστερήσει η δράση, εάν κάποια ενέργεια ή λάθος ενέργεια ή οι σχέσεις γίνονται κακές και ούτω καθεξής. Για παράδειγμα, ένα αφεντικό λέει στη γραμματέα του ότι μια συνάντηση με εργολάβους είναι επείγουσα. Διαπιστώνει όμως προς έκπληξή του ότι μια σύσκεψη έχει συγκληθεί γρήγορα την επόμενη μέρα το πρωί, αλλά συγκρούστηκε με ένα άλλο πρόγραμμα, το οποίο ο γραμματέας δεν γνωρίζει. Το αφεντικό, σε αυτή την περίπτωση, ενώ ήταν απασχολημένο με τη ρουτίνα του γραφείου, παρέβλεψε τη διαδικασία που συνεπαγόταν η μετάδοση μηνυμάτων και τις πιθανότητες επικοινωνίας να πάει στραβά σε πολλά από τα στάδια. Δεν κατάφερε να προσδιορίσει την ώρα. Αλλά η γραμματέας το κατάλαβε σαν την επόμενη μέρα το πρωί. Αυτό δείχνει πώς η διαδικασία που εμπλέκεται στην κωδικοποίηση και την αποκωδικοποίηση πηγαίνει στραβά και ως εκ τούτου προκαλεί εκπλήξεις.

Όλα τα στοιχεία που εμπλέκονται στην επικοινωνία και αποτελούν τη διαδικασία επικοινωνίας είναι α) αποστολέας β) δέκτης γ) μήνυμα γ) κωδικοποίηση δ) αποκωδικοποίηση ε) κανάλι στ) θόρυβος ζ) ανάδραση.

Η ακόλουθη σύντομη συζήτηση εξηγεί τη διαδικασία της επικοινωνίας.

Αποστολέας: Το σημείο από όπου προήλθε το μήνυμα, εδώ το αφεντικό, είναι ο αποστολέας. Η ενέργεια που προορίζεται να συμβεί έξω από αυτό το μήνυμα είναι η επείγουσα σύγκληση συνάντησης, αλλά σίγουρα όχι το πρωί της επόμενης ημέρας.

Μήνυμα: Το μήνυμα είναι το βασικό περιεχόμενο της επικοινωνίας ή των πληροφοριών που πρόκειται να διαβιβαστούν. Το αίτημα για σύγκληση συνεδρίασης είναι το μήνυμα.

Παραλήπτης: Το άτομο που πρέπει να παραλάβει το μήνυμα είναι ο παραλήπτης. Εδώ ο γραμματέας είναι ο παραλήπτης του οποίου η δουλειά είναι να κατανοήσει ακριβώς και να ενεργήσει σύμφωνα με αυτό όπως προορίζεται από τον αποστολέα.

Κωδικοποίηση: Η ιδέα της σύγκλησης μιας συνάντησης, σε αυτήν την περίπτωση, έχει μετατραπεί σε λέξεις, πιθανώς με εκφράσεις του προσώπου που σηματοδοτούν τον επείγοντα χαρακτήρα της συνάντησης. Μια τέτοια διαδικασία μετατροπής μιας ιδέας είναι η κωδικοποίηση λέξεων ή εκφράσεων.

Κανάλι: Το κωδικοποιημένο μήνυμα χρειάζεται ένα όχημα ή ένα μέσο για να μεταφερθεί από τον αποστολέα στον παραλήπτη. Το όχημα μπορεί να είναι χαρτί ή τηλέφωνο ή Διαδίκτυο ή συνάντηση ή συνομιλία. Στο παρόν παράδειγμα, η προφορική επικοινωνία που γίνεται από το αφεντικό στη γραμματέα είναι το κανάλι.

Αποκωδικοποίηση: Η διαδικασία κατανόησης από τον παραλήπτη του μηνύματος που δόθηκε από τον αποστολέα. Σε αυτό το παράδειγμα, ο γραμματέας κατά την αποκωδικοποίηση κατάλαβε το μήνυμα που έδωσε ο αποστολέας.

Θόρυβος: Ο θόρυβος είναι ο αιτιολογικός παράγοντας για την εσφαλμένη επικοινωνία ή την παρανόηση του μηνύματος λόγω του προβλήματος είτε στο επιλεγμένο μέσο είτε στην κωδικοποίηση ή στην αποκωδικοποίηση είτε σε ορισμένα στάδια της διαδικασίας. Σε αυτήν την περίπτωση, το μήνυμα δεν κατασκευάστηκε σωστά και ως εκ τούτου ο γραμματέας δεν το κατάλαβε όπως ήθελε ο αποστολέας. Ο θόρυβος στην επικοινωνία είναι ανάλογος με τον εξωτερικό θόρυβο που δημιουργείται από καλωδιακό ή εξοπλισμό μετάδοσης των τηλεπικοινωνιών σταθερής γραμμής ενώ οι συνδρομητές μιλούν σε σταθερά τηλέφωνα και ως εκ τούτου δεν ακούν ούτε καταλαβαίνουν τις λέξεις που ανταλλάσσονται.

Σχόλια: Ο αποστολέας θα επικοινωνούσε ξανά στον αποστολέα την αξιολόγησή του ή πώς κατάλαβε για κάθε μέρος του μηνύματος ή της λέξης προτού ο αποστολέας προχωρήσει περαιτέρω ενεργώντας στο μήνυμα. Εδώ, στο παρόν παράδειγμα, η γραμματέας δεν έδωσε τα σχόλιά της για το τι κατάλαβε και έτσι το επιδιωκόμενο μήνυμα απέτυχε.

Ενώ αυτό που περιγράφηκε στις προηγούμενες παραγράφους είναι μια γενική κατανόηση της έννοιας της διαδικασίας επικοινωνίας, μια σύντομη μελέτη των διαφόρων θεωριών που προτάθηκαν μέχρι σήμερα θα διευκόλυνε μια αρκετά εις βάθος κατανόηση της διαδικασίας επικοινωνίας. Το ίδιο επιχειρήθηκε και στις επόμενες παραγράφους.

Αριστοτέλης Θεωρία της Μονόδρομης Επικοινωνίας: Ο Αριστοτέλης πρότεινε ότι η επικοινωνία έχει τρία συστατικά: αποστολέα, δέκτη και μήνυμα. Είναι ένα απλό και βασικό μοντέλο, το οποίο, ωστόσο, έθεσε τη βάση για να προκύψουν οι υπόλοιπες θεωρίες. Ο Αριστοτέλης, σε μια τόσο πρώιμη περίοδο εξέλιξης της κοινωνικής επιστήμης, υπέθεσε ότι η επικοινωνία είναι μια μονόδρομη διαδικασία. Υποδηλώνει ότι ο αποστολέας είναι υπεύθυνος για την καλή πειστική επικοινωνία. Ούτε η έννοια του θορύβου ούτε η αναγκαιότητα της ανατροφοδότησης στην επικοινωνία πέρασαν από το μυαλό του.

Lasswell Model of Communication: Ο Lasswell επέκτεινε τη θεωρία επικοινωνίας του Αριστοτέλη για να συμπεριλάβει ένα άλλο στοιχείο, το κανάλι. Τρία σημαντικά στοιχεία ή στοιχεία σε αυτή τη θεωρία είναι α) Αποστολέας β) Μήνυμα γ) Κανάλι. Η θεωρία του υποστηρίζει ότι είναι ευθύνη του αποστολέα να δει ότι ο παραλήπτης κατανοεί το μήνυμα, επιλέγοντας ένα κατάλληλο κανάλι. Είναι επίσης μια μονόδρομη κατεύθυνση επικοινωνίας όπως αυτή του Αριστοτέλη.

Μοντέλο Shannon-Weaver: CE Οι Shannon και W Weaver, το δίδυμο των μηχανικών, πρότειναν αυτή τη θεωρία το 1949. Αυτή η θεωρία βασίστηκε σε μια μηχανιστική άποψη της επικοινωνίας. Αυτή είναι η πρώτη θεωρία, η οποία αναγνωρίζει ότι το μήνυμα που ελήφθη δεν είναι το ίδιο με το μήνυμα που εστάλη. Αυτή η παραμόρφωση οφείλεται στον θόρυβο που υπάρχει στο σύστημα.

Εισήγαγαν την ανατροφοδότηση ως διορθωτικό μέτρο για τον θόρυβο. Όμως, δεν ενσωμάτωσαν την ανατροφοδότηση στο μοντέλο. Πρότειναν ότι η ανατροφοδότηση θα ξεκινούσε έναν άλλο κύκλο επικοινωνίας. Η θεωρία ουσιαστικά υποστηρίζει ότι η πραγματική επικοινωνία λαμβάνει χώρα μόνο όταν το μήνυμα που λαμβάνεται και το μήνυμα που αποστέλλεται είναι ένα και το αυτό χωρίς καμία διαφορά, κάτι που μπορεί να ισχύει για ένα μοντέλο μηχανικής. Αλλά η επικοινωνία που λαμβάνει χώρα μεταξύ των ατόμων, η οποία συνήθως συμβαίνει χωρίς μηχανές, δεν μπορεί να είναι τόσο τέλεια όσο υποτίθεται στη θεωρία, αφού τα φίλτρα στα άτομα λειτουργούν και κατά την ακρόαση και την αποστολή. Τα φίλτρα είναι οι στάσεις, οι αντιλήψεις, οι εμπειρίες και οι αξιολογήσεις που λειτουργούν πολύ πριν ξεκινήσει η πραγματική επικοινωνία. Η δράση που πραγματοποιείται όπως επιδιώκεται είναι η απόδειξη επιτυχίας της επικοινωνίας.

Τα στοιχεία σε αυτό το μοντέλο είναι α) Πηγή πληροφοριών β) Κωδικοποίηση γ) Κανάλι δ) Αποκωδικοποίηση ε) Προορισμός στ) Θόρυβος ζ) Ανάδραση.

Μοντέλο Επικοινωνίας Schramm: Ο Wilburn Schramm πρότεινε αυτό το μοντέλο το 1955, το οποίο θεωρήθηκε ότι ήταν το καλύτερο από όλες τις θεωρίες αφού είναι εξελιγμένο και περιεκτικό. Προτάθηκε σε τρία στάδια με κάποια βελτίωση σε κάθε διαδοχικό στάδιο σε σχέση με το προηγούμενο. Αυτά τα στάδια αναφέρονται επίσης ως τρία διαφορετικά μοντέλα.

Στο πρώτο στάδιο, έδωσε έμφαση στη διαδικασία κωδικοποίησης και πηγή όπως αυτή του Αριστοτέλη χωρίς καμία αναγνώριση θορύβου. Ήταν επίσης μια μονόδρομη κατεύθυνση της ροής της επικοινωνίας.

Στο δεύτερο στάδιο, η έμφαση μετατοπίστηκε στον κοινό τομέα εμπειρίας αποστολέα και παραλήπτη. Ο αποστολέας πρέπει να λάβει υπόψη του, σύμφωνα με αυτή τη θεωρία, τις ανάγκες και τις ικανότητες του παραλήπτη, τις οποίες πρέπει να γνωρίζει λόγω κοινής εμπειρίας, και έτσι επιλέγει το σωστό κανάλι και ταυτόχρονα κωδικοποιεί το μήνυμα με τον τρόπο που μπορεί να γίνει κατανοητό από τον δέκτη. Εδώ η διαδικασία επικοινωνίας θεωρείται αμφίδρομη ροή.

Στο τρίτο στάδιο, η ανατροφοδότηση θεωρήθηκε ότι είναι ουσιαστικό στοιχείο του συστήματος επικοινωνίας. Σε αυτό το στάδιο της θεωρίας του Schramm, η διαδικασία επικοινωνίας περιλαμβάνει αποστολέα, δέκτη, καλό κανάλι, σωστή κωδικοποίηση, σωστή αποκωδικοποίηση και ανάδραση. Η ροή που τελειώνει με ανάδραση ξεκινά αμέσως ξανά για να κάνει μια κυκλική διαδικασία.

Το επαγωγικό μοντέλο της επικοινωνίας: Ο καθηγητής Mathukutty Monippally προτείνει μια νέα θεωρία που ονομάζεται «Επαγωγικό μοντέλο επικοινωνίας» δίνοντας έμφαση στα σύμβολα που εμφανίζονται και στην ανεπαρκή κατασκευή του νοήματος από τέτοια σύμβολα. Το μοντέλο υποθέτει ότι δεν υπάρχει επαρκής και σωστός τρόπος αποστολής ενός μηνύματος, και παρόλα αυτά στέλνουμε μήνυμα μέσω ορισμένων επιλεγμένων συμβόλων, τα οποία πάλι δεν είναι σωστά κατανοητά.

Ο καθηγητής Mathukutty (2001) εξηγεί, “Το συμπερασματικό μοντέλο υποθέτει ότι δεν μπορούμε να επικοινωνήσουμε, ότι δεν μπορούμε να επικοινωνήσουμε, ότι δεν μπορούμε να μοιραστούμε το μήνυμά μας με κανέναν, ότι δεν μπορούμε να το κάνουμε στο μυαλό και στις καρδιές των άλλων. Και όμως θέλουμε να επικοινωνία. Δεν υπάρχει κώδικας που να μπορεί να συλλάβει πιστά το μήνυμά μας και στη συνέχεια να σπασθεί από άλλους. Έτσι καταφεύγουμε στην εμφάνιση συμβόλων….Αυτή η διαδικασία είναι γενικά ικανοποιητική. Φυσικά, μπορεί να κάνουμε λάθος, και μερικές φορές κάνουμε τρομερά λάθος Αλλά αυτό είναι το μόνο διαθέσιμο μέσο». ( Mathukutty M Monippally, Business Communication Strategies, 2001, Νέο Δελχί, Tata Mcgrawhill Publishing Company Limited, σελ. 6-9)

Μια επισκόπηση ορισμένων ακόμη μοντέλων επικοινωνίας

Ένα άλλο μοντέλο του Katz-Lazarfeld είναι αυτό που σχετίζεται με τη μαζική επικοινωνία, το οποίο δηλώνει ότι ο αποστολέας πρέπει να κωδικοποιήσει το μήνυμα και να το μεταδώσει μέσω των μέσων μαζικής ενημέρωσης σε έναν ηγέτη της κοινής γνώμης. Ο ηγέτης της κοινής γνώμης με τη σειρά του μεταδίδει το ίδιο στο κοινό-στόχο, το κοινό. Αυτό είναι επίσης κατασκευασμένο ως μονόδρομη κατεύθυνση της ροής πληροφοριών.

Ένα άλλο μοντέλο, που έχει πάρει διαφορετικό δρόμο, είναι αυτό της Westley – Maclean. Δίνει έμφαση στη διαπροσωπική επικοινωνία. Σε αυτό, το προσεκτικά κωδικοποιημένο μήνυμα αποστέλλεται στον παραλήπτη ο οποίος με τη σειρά του το στέλνει είτε στον αποστολέα είτε σε άλλο άτομο με κάποιες αλλαγές. Το μοντέλο δίνει έμφαση στον αποστολέα, τον παραλήπτη και την ανατροφοδότηση, γεγονός που καθιστά αυτό το μοντέλο κυκλικό.

Ένα ακόμη μονόδρομο μοντέλο είναι αυτό του Berlo, το οποίο αναγνωρίζει την αντίληψη ως σημαντικό στοιχείο της επικοινωνίας. Σύμφωνα με αυτό το μοντέλο, οποιαδήποτε ασυμφωνία στη λήψη του μηνύματος λόγω επιρροής των αντιλήψεων των διαμεσολαβητών θα οδηγούσε σε κακή επικοινωνία. Τα σημαντικά δομικά στοιχεία αυτού του μοντέλου είναι η πηγή, ο δέκτης, το νόημα που προορίζεται και η διαδικασία αποστολής και λήψης του μηνύματος.

Watlaw-Beavin-Jackobson, πρότεινε ένα μοντέλο αμφίδρομης επικοινωνίας με έμφαση στη συμπεριφορά των συμμετεχόντων και στις σχέσεις που υπάρχουν μεταξύ τους για να επιτευχθεί επιτυχία στην επικοινωνία.

Ο Rogers-Kincaid πρότεινε ότι για να είναι επιτυχής η επικοινωνία, τα άτομα θα πρέπει να συνδέονται μέσω των κοινωνικών δικτύων και της ανταλλαγής πληροφοριών.

συμπέρασμα

Η κατανόηση της διαδικασίας επικοινωνίας είναι πολύ σημαντική για τους διευθυντές του οργανισμού. Θα πρέπει να καταλάβουν ότι η επικοινωνία σπάνια γίνεται κατανοητή όπως θα έπρεπε. Η παραμόρφωση του μηνύματος μπορεί να συμβεί σε οποιοδήποτε από τα στάδια της διαδικασίας επικοινωνίας – αποστολέας, δέκτης, κωδικοποίηση, αποκωδικοποίηση, κανάλι, μήνυμα και ανάδραση.



Source by Dr. Appalayya Meesala

Σχολιάστε