Κορυφαίες 3 συμβουλές γραπτής επικοινωνίας

Οι άνθρωποι με ρωτούν συνέχεια, «Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές γραπτής επικοινωνίας για έναν επαγγελματία;». Ανάλογα με τον συγκεκριμένο τομέα εργασίας σας, μπορώ να προτείνω διάφορες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να γίνετε πιο επαγγελματίες στη δουλειά. Ωστόσο, σε αυτήν την ανάρτηση, έχω συμπεριλάβει τις 3 κορυφαίες γραπτές συμβουλές επικοινωνίας που μπορούν να ενισχύσουν την επαγγελματική σας εικόνα στο χώρο εργασίας σας. Χρησιμοποιώντας αυτές τις συμβουλές, θα αποκτήσετε μια πιο επαγγελματική εικόνα και θα επικοινωνήσετε αποτελεσματικά στη δουλειά.

Ακολουθούν λοιπόν οι 3 κορυφαίες συμβουλές γραπτής επικοινωνίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στη δουλειά:

1. Επικοινωνήστε ως ανά ιεραρχία.

Η επικοινωνία με το αφεντικό σας θα πρέπει να περιλαμβάνει λόγια σεμνότητας και αιτήματος, ενώ η γραπτή επικοινωνία με τους υφισταμένους σας πρέπει να αντικατοπτρίζει την εξουσία και την εντολή σας. Και τέλος, όταν επικοινωνείτε με τους συνομηλίκους σας, αποφύγετε να είστε απαιτητικοί ή υποτακτικοί – κρατήστε το χαλαρό.

Σε περίπτωση που επικοινωνείτε για επαγγελματικούς λόγους με κάποιον εκτός του χώρου εργασίας σας, όπως έναν υποψήφιο πελάτη, έναν τρέχοντα πελάτη κ.λπ. χρησιμοποιήστε την ίδια ευγενική τεχνική επικοινωνίας που χρησιμοποιείτε με τους ηλικιωμένους σας στην εργασία. Απλώς να έχετε κατά νου να μην είστε υποχωρητικοί, απλώς ευγενικοί.

2. KISS – Keep It Short and Simple.

Η γραπτή σας επικοινωνία πρέπει να είναι συνοπτική και ακριβής. Δηλαδή, πείτε αυτό που έχετε να πείτε χωρίς να χτυπάτε γύρω από τον θάμνο με ένα σύντομο απλό τρόπο. Εκτός εάν στέλνετε αξιολόγηση ή αναφορές, περιορίστε την επικοινωνία σας σε 1 σελίδα ή σε 2 σελίδες το πολύ. Με αυτόν τον τρόπο αντιπροσωπεύεις τον σεβασμό σου για τον χρόνο του άλλου, αλλά και για τον δικό σου.

Σε περίπτωση που στέλνετε μακροσκελή γραπτή επικοινωνία όπως αξιολογήσεις, αναφορές κ.λπ. προσπαθήστε να συνοψίσετε το θέμα της αλληλογραφίας σας σε μερικές προτάσεις στο εξώφυλλο. Με αυτόν τον τρόπο, άλλα άτομα μπορούν να σαρώσουν γρήγορα τα κύρια σημεία και να κατανοήσουν τον σκοπό της γραπτής επικοινωνίας σας. Επιπλέον, κάνοντας αυτό, επιτρέπετε στα άλλα άτομα να περάσουν την αλληλογραφία με τον δικό τους ρυθμό, πράγμα που σημαίνει ότι μπορούν να δώσουν την πλήρη προσοχή τους στην εργασία σας.

3. Μην γίνετε συναισθηματικοί.

Αποφύγετε να πληκτρολογείτε οποιαδήποτε επαγγελματική επιστολή ή email, όταν είστε σε κακή διάθεση – θυμωμένοι, λυπημένοι ή ακόμα και νυσταγμένοι. Όταν το μυαλό σου είναι αλλού, δεν θα μπορείς να συγκεντρωθείς σε αυτά που γράφεις. Και αυτό σημαίνει ότι μπορεί να απομακρυνθείτε από τον κύριο σκοπό της επικοινωνίας σας και να καταλήξετε να μπερδεύετε το άλλο άτομο(α).

Δώστε 100% συγκέντρωση σε αυτό που πληκτρολογείτε, γιατί μπορεί να μην είστε φυσικά παρόντες για να εξηγήσετε την επικοινωνία σας όταν το άλλο άτομο τη διαβάζει.



Source by Ankitaa G. Dalmia

Σχολιάστε