Ξεπερνώντας τη λανθασμένη επιλογή του μέσου σε οργανισμούς

Ένα λάθος μέσο ή ένα ακατάλληλο μέσο που έχει επιλεγεί για την επικοινωνία ενός μηνύματος θα λειτουργήσει ως εμπόδιο στην επικοινωνία. Σε ένα κατάστημα, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα μακρύ γραπτό υπόμνημα οδηγιών, ενώ οι πληροφορίες σας για ένα νέο προϊόν στην αγορά θα μπορούσαν να είναι μόνο μέσω μιας αποτελεσματικής και ελκυστικής διαφήμισης.

Η κατάλληλη συμπλήρωση ενός μέσου επικοινωνίας με ένα άλλο μπορεί να βοηθήσει να ξεπεραστούν τα εμπόδια επικοινωνίας που προκαλούνται από το επιλεγμένο μέσο. Μια προφορική υπενθύμιση αυτοπροσώπως ή μέσω τηλεφώνου που ακολουθείται με γραπτή επιστολή μπορεί εύκολα να προκαλέσει την επιθυμητή απάντηση ή την αναμενόμενη αντίδραση.

Επιπλέον, μέσω της λανθασμένης επιλογής μέσων επικοινωνίας, για παράδειγμα, δύο άτομα αλληλεπιδρούν και ξαφνικά ο ένας αρχίζει να χρησιμοποιεί ορολογίες, αυτό θα δημιουργήσει ένα εμπόδιο στον παραλήπτη του μηνύματος επειδή μπορεί να μην γνωρίζει τη σημασία αυτών των λέξεων. Το ίδιο συμβαίνει και με τα μηνύματα στο τηλέφωνο ή την αποστολή email, οι άνθρωποι χρησιμοποιούν πάντα συντομογραφίες και αυτό οδηγεί πάντα σε κακή επικοινωνία.

Οι περισσότεροι από εμάς επιθυμούμε να επικοινωνούμε αποτελεσματικά, αλλά δεν έχουμε έντονη εκτίμηση των φραγμών επικοινωνίας που πρέπει να αντιμετωπίσουμε. Λόγω αυτών των εμποδίων, υπάρχει άφθονη ευκαιρία για κάτι να πάει στραβά σε οποιαδήποτε επικοινωνία. Οι ικανοί διευθυντές αναπτύσσουν επίγνωση των φραγμών και μαθαίνουν να τα αντιμετωπίζουν.

Πόσο αποτελεσματικά συμβαίνει ως διευθυντής, επικοινωνείτε με τους ανωτέρους, τους υφισταμένους σας και τους συνομηλίκους σας; Αναγνωρίζετε τα εμπόδια στην αποτελεσματική επικοινωνία; Έχετε μάθει να τα αντιμετωπίζετε; Στη συζήτηση που ακολουθεί, εντοπίζονται τα κύρια εμπόδια στην αποτελεσματική επικοινωνία στο σημερινό εργασιακό περιβάλλον και εξετάζονται αποδεδειγμένες τεχνικές για την αντιμετώπισή τους.

Τα κύρια εμπόδια στην αποτελεσματική επικοινωνία είναι: θόρυβος, κακή ανάδραση, επιλογή ακατάλληλων μέσων, λανθασμένη νοητική στάση, ανεπαρκής ή έλλειψη προσοχής στην επιλογή εργασίας, καθυστέρηση στη μετάδοση του μηνύματος, φυσικός διαχωρισμός αποστολέα και παραλήπτη και έλλειψη ενσυναίσθησης ή καλή σχέση μεταξύ αποστολέα και παραλήπτη.

ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΠΟΥ ΚΑΘΟΡΙΖΟΥΝ ΤΗΝ ΥΠΕΡΠΕΡΝΗΣΗ ΛΑΘΟΣ ΕΠΙΛΟΓΗ MEDIUM.

1. ΗΛΙΚΙΑ: Πολλές εταιρείες αποφασίζουν τον διαχωρισμό των καναλιών εξετάζοντας τα δημογραφικά στοιχεία των πελατών, ιδιαίτερα την ηλικία. Πολλή έρευνα όσον αφορά τη χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης και την ανταλλαγή μηνυμάτων σε πραγματικό χρόνο, όπως η διαδικτυακή συνομιλία και το κείμενο. Και υπάρχει η πεποίθηση σε πολλούς κύκλους ότι η παλαιότερη γενιά Baby Boomer έχει μια στερεότυπη προτίμηση για να μιλάει στο τηλέφωνο σε σύγκριση με τα νεότερα ψηφιακά κανάλια. Ενώ όσοι βρίσκονται στη μέση – η γενιά X – είναι ευχαριστημένοι χρησιμοποιώντας το τηλέφωνο και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αλλά ίσως εξακολουθούν να μην είναι καθόλου άνετα με την ανταλλαγή μηνυμάτων σε πραγματικό χρόνο. Αυτός είναι ένας καθορισμένος παράγοντας επιλογής, αλλά όχι ο μοναδικός.

2. ΠΛΑΙΣΙΟ: Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης όπου χρειαζόμαστε γρήγορη απάντηση, σηκώνουμε το τηλέφωνο, ανεξάρτητα από τη δημογραφική μας ομάδα. Ωστόσο, εάν στη συνέχεια σας πουν ότι θα είστε σε αναμονή για 15 λεπτά και η συνομιλία είναι διαθέσιμη, μπορείτε να κλείσετε το τηλέφωνο και να μεταβείτε σε αυτό το κανάλι. Αντίθετα, για λιγότερο κρίσιμες χρονικά αλληλεπιδράσεις, η αποστολή ενός email παρέχει την ασφάλεια, επομένως οι εταιρείες πρέπει να εξετάσουν γιατί επικοινωνούν οι καταναλωτές μαζί τους, ιδιαίτερα πόσο επείγον είναι το ερώτημά τους, όταν εξισορροπούν τους πόρους μεταξύ των καναλιών.

3. ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΤΗΤΑ: Μια άλλη προοπτική είναι να εξετάσουμε πώς οι τύποι προσωπικότητας των πελατών μπορεί να οδηγήσουν τις προτιμήσεις τους για τα κανάλια εξυπηρέτησης πελατών. Οι εξωστρεφείς, με γεμάτες αυτοπεποίθηση και εξωστρεφείς προσωπικότητες, θα είναι πιο χαρούμενοι όταν θα τηλεφωνήσουν και θα απολαύσουν ακόμη και κάποια κουβέντα και θα δείξουν την άποψή τους σε έναν εκπρόσωπο του κέντρου επικοινωνίας. Αντίθετα, όσοι έχουν συγκρατημένη και εσωστρεφή προσωπικότητα μπορεί να προτιμούν μη λεκτικά κανάλια/σε πραγματικό χρόνο, όπως επικοινωνία μέσω email για εξυπηρέτηση πελατών. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να μιλήσουν σε κάποιον και μπορούν να αποφύγουν την ανάγκη να σκέφτονται στα πόδια τους όταν επικοινωνούν με έναν πράκτορα στο τηλέφωνο. Το email τους δίνει άφθονο χρόνο για να σκεφτούν και να κατανοήσουν τι θέλουν να πουν. Και μπορούν να αποφύγουν να τεθούν επί τόπου με δύσκολες ερωτήσεις ενώ βρίσκονται στο τηλέφωνο ή σε έναν διάλογο σε πραγματικό χρόνο σε κείμενο ή συνομιλία στο διαδίκτυο.

4. ΕΙΔΟΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ: Προφανώς μπορεί να είναι δύσκολο να αναλύσετε τη βάση των πελατών σας ανά προσωπικότητα χωρίς να κάνετε ενοχλητικές ερωτήσεις. Ωστόσο, αν κοιτάξετε τον τύπο της επιχείρησης που είστε, είναι δυνατό να δημιουργήσετε μια εικόνα του είδους των πελατών που θα προσελκύσετε. Ένας έμπορος λιανικής μόδας για νέους θα προσελκύσει προφανώς διαφορετικά δημογραφικά στοιχεία από έναν πάροχο διακοπών για άτομα άνω των 50 ετών. Κατανοήστε τους πελάτες σας και χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για να βοηθήσετε στον σχεδιασμό της στρατηγικής πολλών καναλιών σας. Εκτελέστε ομάδες εστίασης και έρευνα για να συμβάλετε στη διαμόρφωση αυτής της εικόνας.



Source by Martin Hahn

Σχολιάστε