Παροχή καλύτερων ενημερώσεων: Πώς να παρέχετε ενημερώσεις στελεχών σαν επαγγελματίας

Ενημέρωση, ουσιαστικό brief·ing ˈbrēfiNG: πράξη ή περίπτωση παροχής ακριβών οδηγιών ή βασικών πληροφοριών.

Ως συνήθως, ο ορισμός του Webster είναι ένα χρήσιμο σημείο εκκίνησης για να μας βοηθήσει να επικεντρωθούμε στον στόχο εδώ. Μια ενημέρωση θα πρέπει να επικοινωνεί μόνο την ουσία αυτού που πρέπει να γνωρίζει το κοινό-στόχος σας. Ως συνοπτικός, προφανώς γνωρίζετε αρκετά περισσότερα. Για να κατανοήσετε πού διασταυρώνονται οι γνώσεις σας και η ανάγκη του κοινού σας να γνωρίζει, ξεκινήστε ρωτώντας τον εαυτό σας για τον σκοπό σας. Γιατί το κοινό σας χρειάζεται αυτές τις πληροφορίες; Πώς θα το χρησιμοποιήσουν; Τι γνωρίζουν ή υποθέτουν ήδη για αυτό που πρόκειται να ακούσουν; Οι ενημερώσεις είναι μια απλή μορφή επικοινωνίας που φαίνεται απατηλά απλή, αλλά ακόμη και τα ανώτερα στελέχη μπορούν να αντιμετωπίσουν. Ακολουθήστε ορισμένους βασικούς κανόνες για να παραδώσετε το είδος της ενημέρωσης που θα σας ευχαριστήσει το αφεντικό σας:

ΑΚΟΜΑ ΚΑΙ ΟΙ ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΕΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΕΙΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΙΝΑΙ ΠΕΙΣΤΙΚΗ

Εάν το κοινό σας πιστεύει ότι ξέρετε τι μιλάτε, ανεξάρτητα από τον τίτλο ή τη θέση σας, θα πρέπει να το πείσετε για αυτό στην ενημέρωσή σας. Το κοινό σας θα πρέπει να ακούσει και να δει μέσω της παρουσίασής σας ότι έχετε επιλέξει τις σωστές πληροφορίες για να λάβει υπόψη του. Με άλλα λόγια, η απαγγελία ακατέργαστων δεδομένων, ανεξάρτητα από το πόσο βαθιά ή πολύπλοκη ή διαφωτιστική, δεν πρόκειται να σας ικανοποιήσει. Οι αριθμοί στην πραγματικότητα δεν μιλούν από μόνοι τους (και ούτε οι ιδέες). Είστε εκεί για να παρέχετε προοπτική στις πληροφορίες. Ακόμη και όταν παρουσιάζετε ακατέργαστους αριθμούς, θα πρέπει να βοηθήσετε το κοινό σας να κατανοήσει τη σημασία τους (είναι περισσότερο από το αναμενόμενο, λιγότερο; Με τι συγκρίνονται;) Βοηθήστε το κοινό σας να κατανοήσει τις πληροφορίες σας και όχι απλώς να τις ακούσει.

ΟΙ ΕΝΗΜΕΡΩΣΕΙΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΙΝΑΙ ΣΥΝΤΟΜΕΣ

Θυμηθείτε το κοινό σας, οποιοδήποτε κοινό, δεν θέλει να ξέρει όλα όσα γνωρίζετε και θα μπορούσατε ενδεχομένως να πείτε για το θέμα. Αυτό ισχύει για κάθε παρουσίαση στελεχών. Ωστόσο, οι ενημερώσεις είναι ένας τρόπος επικοινωνίας που φέρουν την υπόθεση ότι είναι σύντομες και συνοπτικές. Αφήστε το κοινό σας να σας καθοδηγήσει στο q και ένα τμήμα, εάν υπάρχει, σε οποιαδήποτε περαιτέρω λεπτομέρεια απαιτούν. (Ακόμα και εκεί, οι απαντήσεις πρέπει να είναι άμεσες και σύντομες, με δυνατότητα για περισσότερες επεξηγήσεις σε διαφορετικό χώρο, εάν χρειάζεται).

ΟΙ ΕΝΗΜΕΡΩΣΕΙΣ ΟΜΑΔΩΝ ΕΧΟΥΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΟΜΑΔΑ

Εάν προετοιμάζεστε για μια ενημέρωση ομάδας, πρώτα αποφασίστε τον ξεχωριστό ρόλο κάθε μέλους στην παροχή των πληροφοριών. Θέλετε οι πληροφορίες να τονίζουν τόσο τις ατομικές συνεισφορές όσο και τις γνώσεις, καθώς και να δείχνουν τη στρατηγική της ομάδας σας και την αίσθηση της συνοχής. Μπορείτε να το επιτύχετε αναζητώντας μέρη για να υποστηρίξετε ο ένας τον άλλον με αναφορές σε ό,τι έχει προηγηθεί και σε αυτό που πρόκειται να ακούσει το κοινό να παρουσιάζεται από άλλους, αποφεύγοντας ταυτόχρονα την επανάληψη. Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα ενημέρωσης σας συμμετέχει σε προφορικές πρόβες και δεν μοιράζεται μόνο γραπτές πληροφορίες. Θέλετε να βιώσετε την ενημέρωση όπως θα βιώσει το κοινό σας, προφορικά, ώστε να μπορείτε να κάνετε προσαρμογές προς όφελος του.

ΝΑ ΘΥΜΑΣΤΕ ΑΥΤΗ ΕΙΝΑΙ ΠΡΟΦΟΡΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ

Εάν παρουσιάζετε την ενημέρωσή σας χρησιμοποιώντας PowerPoint ή φυλλάδια, να θυμάστε ότι πρόκειται για οπτικό AIDS και όχι για ολόκληρη την ενημέρωση. Βεβαιωθείτε ότι ό,τι υλικό έχετε είναι οπτικά ισχυρό και όχι απλά λόγια για να διαβάσει το κοινό σας. Όποιο και αν είναι το AIDS που χρησιμοποιείτε δεν πρέπει να βρίσκεται στο επίκεντρο ή να σας εξουδετερώνει — η δουλειά του συντάκτη είναι σημαντική εδώ. Θυμηθείτε επίσης ότι η προφορική επικοινωνία απαιτεί να είστε κατανοητοί την πρώτη φορά. Όπως είπε ο FDR, “Να είσαι ειλικρινής, να είσαι σύντομος, να κάθεσαι”.



Source by Aileen Pincus

Σχολιάστε