Πληρώστε κοντά σε όλες τις λεπτομέρειες της σύμβασης και του συνεδρίου

Οι διοργανωτές του συνεδρίου πρέπει να θυμούνται ότι ο τυπικός συμμετέχων στο συνέδριο ούτε συνειδητοποιεί ούτε σκέφτεται πολύ για τον προγραμματισμό μιας προσπάθειας που καταβάλλετε πριν από το συνέδριο. Επομένως, φροντίστε να μην κάνετε υποθέσεις και να σχεδιάσετε με λεπτομέρεια. Αν και πολλά στοιχεία μπορεί να σας φαίνονται «προφανή», να θυμάστε ότι συμμετέχετε στενά και ενημερωθείτε σχετικά με όλες τις πτυχές που σχετίζονται με αυτή τη σύμβαση. Έχετε εμπλακεί στενά από την αρχή. Οι παρευρισκόμενοι δεν έχουν!

Με βάση την εμπειρία μου τριών δεκαετιών σε αυτές τις εκδηλώσεις, προτείνω τα εξής:

(1) Η υπερβολική επικοινωνία είναι καλύτερη από την ανεπαρκή επικοινωνία. Χρησιμοποιήστε κάθε τρόπο που έχετε στη διάθεσή σας για να διαδώσετε σχετικές πληροφορίες. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει προφορική επικοινωνία ένας προς έναν, προφορική επικοινωνία με την ομάδα (ανακοινώσεις δημόσιας διεύθυνσης), φυλλάδια και φυλλάδια, ενημερωτικά δελτία, τηλεφωνικά μηνύματα και το αποκλειστικό κανάλι συνεδρίων του ξενοδοχείου (αν είναι διαθέσιμο). Να θυμάστε ότι γενικά δεν αρκεί να βασίζεστε σε μία μόνο μέθοδο. Θα εκπλαγείτε που ακόμη και χρησιμοποιώντας όλες αυτές τις μεθόδους μαζί, θα εξακολουθήσουν να υπάρχουν κάποιοι που ισχυρίζονται ότι δεν ειδοποιήθηκαν!

(2) Σχεδιάζετε πάντα για απρόοπτα – – Τα πράγματα δεν πάνε πάντα όπως τα σχεδιάζετε. Βεβαιωθείτε ότι ελέγχετε και επανελέγχετε επανειλημμένα τις απαραίτητες οπτικοακουστικές ανάγκες και βεβαιωθείτε ότι το τμήμα οπτικοακουστικών μέσων έχει έναν τεχνικό άμεσα διαθέσιμο (άμεσα) εάν χρειάζεται. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει προμήθεια λαμπτήρων εφεδρικών προβολέων, μπαταριών, εφεδρικών ηλεκτρικών συσκευών (αν είναι δυνατόν) κ.λπ. η ανεπαρκής προετοιμασία κάνει τα πράγματα να πάνε στραβά.

(3) Έχετε πάντα ένα “Σχέδιο Β”. Εάν, για παράδειγμα, είχατε προγραμματίσει μια περιήγηση και αυτή η περιήγηση ακυρώθηκε, βεβαιωθείτε ότι υπάρχει διαθέσιμη μια εφεδρική περιήγηση. Ας ελπίσουμε ότι το συνέδριό σας δεν θα χρειαστεί εφεδρικό, αλλά είναι καλύτερο να είστε πάντα επαρκώς προετοιμασμένοι!

(4) Προετοιμάστε τα “Φύλλα ροής”. Αυτά χωρίζονται σε δύο κατηγορίες, εσωτερικές και εξωτερικές. Τα εξωτερικά φύλλα ροής είναι τα αναλυτικά χρονοδιαγράμματα που χρειάζονται οι συμμετέχοντες. Θα πρέπει να περιλαμβάνουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που μπορεί να απαιτήσει ένας συμμετέχων. Υπάρχουν επίσης δύο διαφορετικοί τύποι φύλλων εσωτερικής ροής. Ένα εσωτερικό είναι για τους εθελοντές και το προσωπικό, με όλες τις λεπτομέρειες που μπορεί να χρειαστεί ή να είναι χρήσιμος όποιος «εργάζεται» σε μια εκδήλωση ή μια συνάντηση. Η άλλη εσωτερική είναι για τους εργαζόμενους σε ξενοδοχεία και συνεδριακά κέντρα, προσδιορίζοντας λεπτομερώς αυτές τις ανάγκες για μια λειτουργία. Αυτό το φύλλο ροής πρέπει να είναι εξαιρετικά λεπτομερές!

(5) Πάντα να κάνετε ένα “στεγνό τρέξιμο” ή “εξάσκηση” πριν από το πραγματικό γεγονός. Παρατηρήστε αντικειμενικά τυχόν τομείς που μπορεί να χρειαστεί να αντιμετωπιστούν ή τυχόν εμπόδια.

Ο στόχος των διοργανωτών του συνεδρίου θα πρέπει να είναι οι παρευρισκόμενοι να απολαμβάνουν το συνέδριο και να φεύγουν νιώθοντας ότι το συνέδριο ήταν μια αξιόλογη προσπάθεια για αυτούς. Να θυμάστε ότι οι παρευρισκόμενοι έχουν ξοδέψει χρόνο και χρήματα για να παρακολουθήσουν αυτό το συνέδριο και ότι ανταγωνίζεστε με άλλους χώρους και για τα δύο. Οι συμμετέχοντες στο συνέδριο θα πρέπει να αποχωρήσουν από το συνέδριο ανυπομονώντας για το επόμενο συνέδριο που διοργανώνει ο οργανισμός σας.

Ως εκ τούτου, οι διοργανωτές του συνεδρίου δεν έχουν την πολυτέλεια να καθίσουν πίσω και να αναθέσουν εκπροσώπους. Τα καλά συνέδρια έχουν πάντα «στα χέρια» τους διοργανωτές και τους συντονιστές συνεδρίων, οι οποίοι, ακόμη και όταν αναθέτουν, επιβλέπουν εκ των προτέρων στενά, για να διασφαλίσουν ότι όλες οι σημαντικές και απαραίτητες λεπτομέρειες αντιμετωπίζονται σωστά!



Source by Richard Brody

Σχολιάστε