Πώς να γράψετε ένα υπόμνημα

Τι είναι ένα μνημόνιο ή σημείωμα;

Ένα υπόμνημα ή σημείωμα για συντομία θεωρείται συνήθως ένα επίσημο έγγραφο που προέρχεται από ένα γραφείο. Υπάρχουν διάφοροι τύποι υπομνημάτων. Για παράδειγμα, σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, το Memorandum of Understanding (MOU) και το Memorandum of Association (MOA) είναι κοινά. Ένα υπόμνημα συντάσσεται για να επικοινωνήσει ή να μεταφέρει ένα σύντομο μήνυμα για ένα δεδομένο θέμα ή θέμα. Εκτός από συγκεκριμένα υπομνήματα, δύο από τα οποία αναφέρθηκαν νωρίτερα, ένα υπόμνημα συνήθως δεν υπερβαίνει τη μία σελίδα.

Σημειώσεις για τη σύνταξη ενός υπομνήματος

  • Ένα μνημόνιο αποτελείται γενικά από τρία μέρη. Αυτά είναι: Εισαγωγή, Σώμα και Συμπέρασμα. Πολλά σημειώματα γραφείου διατίθενται σε τυπική και προεγκεκριμένη μορφή. Οι επικεφαλίδες σε τυπική μορφή είναι: Προς, Από, Ημερομηνία, Θέμα και Αναφορά. Το σημείωμα μπορεί να απευθύνεται σε ένα άτομο ή μια ομάδα ατόμων. Συνήθως αντιμετωπίζονται ανά θέση ή ονομασία. Η συμπερίληψη ονόματος και τίτλου εάν απευθύνεται σε άτομο είναι αποδεκτή πρακτική.
  • Κάτω από τις επικεφαλίδες είναι η εισαγωγή, το σώμα και το συμπέρασμα. Στην εισαγωγή, θα εξηγηθεί ο σκοπός ή ο λόγος για τον οποίο γράφεται το υπόμνημα και τι θα ήταν το επίκεντρο της προσοχής. Το σώμα θα παράσχει λεπτομέρειες για το θέμα, όπως ποιο είναι το ζήτημα, ποιες είναι οι επιπτώσεις και άλλες σκέψεις, συμπεριλαμβανομένων των επιλογών. Το πόρισμα θα αναφέρει τι πρέπει να γίνει, από ποιον και πότε.
  • Το σημείωμα πρέπει να είναι σύντομο, επί της ουσίας και σαφές. Ο γενικός κανόνας είναι μία ιδέα ή θέμα ανά σημείωμα. Εάν χρειάζεται να κοινοποιηθούν πολλές ιδέες ή θέματα, θα ήταν καλύτερα να καλέσετε για συνάντηση ή συζήτηση. Το κοινό-στόχο πρέπει να είναι στο μάτι. Βασικά ερωτήματα όπως γιατί συντάσσεται το υπόμνημα, τι πρέπει να μεταφερθεί και ποιο είναι το αναμενόμενο αποτέλεσμα πρέπει να λαμβάνονται συνεχώς υπόψη. Αυτό πρέπει να γίνει πριν γράψετε το σημείωμα, ενώ γράφεται και αφού ολοκληρωθεί.
  • Να είσαι οικονομικός με τα λόγια. Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα. Χρησιμοποιήστε την ενεργή φωνή. Χρησιμοποιήστε ενεργητικά ρήματα. Ο αναγνώστης θέλει να διαβάσει το έγγραφο και να προχωρήσει σε αυτό που πρέπει να γίνει. Χρησιμοποιήστε τους σωστούς τίτλους πριν από το όνομα, όπως κύριος, κυρία, κα, και ούτω καθεξής.

Επεξεργασία του Μνημονίου

Αφού ολοκληρώσετε το σημείωμα, ελέγξτε το για ακρίβεια, συντομία και σαφήνεια. Διαβάστε το και ελέγξτε πώς ακούγεται ή πώς βγαίνει. Ελέγξτε λεπτομέρειες όπως ημερομηνία και διεύθυνση. Αυτά είναι σημαντικά για τη διασφάλιση ότι το μήνυμα παραδίδεται στο σωστό κοινό-στόχο και γρήγορα. Επιπλέον, διευκολύνει τον έλεγχο εγγράφων. Μην παραβλέπετε τη σημασία της σωστής ορθογραφίας και γραμματικής.



Source by Azhar Devaraj Victor

Σχολιάστε