Το ABC of Writing Business Letters

Συχνά αναρωτιόμαστε εάν η σωστή σύνταξη επαγγελματικών επιστολών είναι τόσο σημαντική όσο φαίνεται. Η επικοινωνία, γραπτή ή προφορική ήταν πάντα σημαντική για τον πολιτισμό. Η μέθοδος επικοινωνίας συχνά υπαγορεύεται από διάφορους παράγοντες όπως ποιος απευθύνεται σε ποιον, γιατί και πότε.

Οι επαγγελματικές επιστολές χρησιμοποιούνται γενικά για την επίσημη επικοινωνία με διάφορους παίκτες σχετικά με επαγγελματικά θέματα. Σε αντίθεση με τις ανεπίσημες επιστολές, αυτές πρέπει να συμμορφώνονται με ορισμένους κανόνες, ώστε να μπορούν να διαβαστούν και να επεξεργαστούν γρήγορα και ταυτόχρονα να σας προσφέρουν την ανακούφιση που αναζητάτε. Ευτυχώς, τα βασικά στοιχεία της σύνταξης επαγγελματικών επιστολών είναι εύκολο να κατανοηθούν.

1. Η αρχή – ξεκινάτε με το όνομα, την ονομασία και τη διεύθυνση του ατόμου που θέλετε να επικοινωνήσετε. Σε περίπτωση που δεν γνωρίζετε το όνομα, η ονομασία θα αρκούσε συχνά, αν και η εξατομίκευση παρέχει πάντα καλύτερα αποτελέσματα.

2. Το θέμα – θα πρέπει να έχετε κατά νου ότι το άτομο που θα διάβαζε την επιστολή σας έχει περιορισμένο χρόνο και επομένως πρέπει να γνωρίζει τι είναι το γράμμα με μια ματιά. Η γραμμή θέματος εξυπηρετεί αυτόν τον σκοπό.

3. Αναφορά – επόμενο, είναι η αναφορά σας. Αυτό αφορά την πηγή που σας επηρέασε να γράψετε αυτή την επιστολή. Για παράδειγμα, η αγγελία στην εφημερίδα εάν κάνετε αίτηση για εργασία. ένα προηγούμενο γράμμα, μια πρόσφατη εξέλιξη, τα δικά σας προηγούμενα γράμματα και ούτω καθεξής.

4. Η αρχική διεύθυνση – ξεκινάτε το γράμμα με ένα “Αγαπητέ κύριε ή κυρία” ανάλογα με το φύλο του ατόμου. Είναι σημαντικό να απευθύνεστε σε μια γυναίκα ως κα, εκτός αν κάνει προφανές ότι θέλει να της προσφωνούν κυρία ή δεσποινίς.

5. Κύριο μέρος της επιστολής – το θέμα που θέλετε να ειπωθεί θα πρέπει να διατυπωθεί με απλή και καθαρή γλώσσα, αποφεύγοντας τη λεκτικότητα. Ο τόνος πρέπει να είναι ευγενικός, ακόμη και όταν το γράμμα είναι παράπονο ή δίνει αρνητικά σχόλια.

6. Τελική δήλωση – προσπαθήστε να ολοκληρώσετε την επιστολή σε ένα σημείο δράσης. Αυτό θα διάβαζε τελευταίο το άτομο και επομένως το κουβαλούσε στο μυαλό του. Τι θέλετε να κάνει το άτομο; Τι περιμένετε από αυτόν ή αυτήν; Τι θέλετε να θυμούνται για το γράμμα;

7. Τελειώνοντας – το γράμμα τελειώνει γενικά επισήμως με, «δικά σας πιστά», «ειλικρινά σας», «θερμούς χαιρετισμούς» ή «τις καλύτερες ευχές» ανάλογα με το πόσο καλά γνωρίζετε το άτομο στο οποίο γράφετε.

Όπως μπορείτε να δείτε, η σύνταξη επαγγελματικών επιστολών δεν είναι δύσκολη υπόθεση. Το μόνο που χρειάζεται είναι λίγη εξάσκηση και η βασική τεχνογνωσία.



Source by Placida Acheru

Σχολιάστε