Χαρακτηριστικά μιας αποτελεσματικής επιχειρηματικής επιστολής

Η σύνταξη μιας αποτελεσματικής επιχειρηματικής επιστολής είναι τέχνη. Είναι επίκτητη δεξιότητα και εξαρτάται από συνεχή εξάσκηση. Η τακτική εξάσκηση δίνει μια ροή στο στυλ και φέρνει μια φυσική αίσθηση έκφρασης. Τα χαρακτηριστικά μιας αποτελεσματικής επιχειρηματικής επιστολής είναι:

Επιστημονική Έκφραση

Επιστημονική έκφραση σημαίνει κάτι που λέγεται ευθέως και εν συντομία. Μια καλή σύνθεση είναι απαραίτητη για μια επαγγελματική αλληλογραφία. Για το σκοπό αυτό, μια επιστολή πρέπει να γραφτεί με σαφήνεια. Η σαφήνεια στη σύνταξη των γραμμάτων είναι ιδιαίτερης σημασίας γιατί πολλοί άνθρωποι έχουν πολλά γράμματα να ασχοληθούν και δεν μπορούν να σπαταλήσουν το χρόνο τους προσπαθώντας να αποκρυπτογραφήσουν το νόημα της σύνθεσης. Ένα γράμμα γραμμένο καθαρά σε απλή γλώσσα μεταφέρει το νόημα αμέσως στον αναγνώστη.

Η συντομία λέγεται ότι είναι η ψυχή του πνεύματος. Επομένως, ό,τι θέλετε να επικοινωνήσετε, κάντε το με σύντομη και δυναμική γλώσσα. Μια επιστολή γραμμένη σε σύντομη και συνοπτική μορφή περιέχει μόνο βασικές πληροφορίες. Δεν πρέπει να είναι υπέρβαρο με άσχετες και περιττές λεπτομέρειες. Πρέπει να χρησιμοποιεί κανείς όσο το δυνατόν λιγότερες λέξεις, αλλά η σύνθεση δεν πρέπει να είναι απότομη και ασαφής. Στον πολυάσχολο κόσμο του εμπορίου και του εμπορίου, οι άνθρωποι δεν έχουν πολύ χρόνο στη μέση των πυρετωδών δραστηριοτήτων. Έτσι, ένα λεκτικό και περιγραφικό γράμμα εκνευρίζει τον αναγνώστη αντί να τον/την ευχαριστεί.

Η ακρίβεια είναι σημαντική σε μια επαγγελματική επιστολή. οτιδήποτε επικοινωνείτε σε μια επιστολή πρέπει να είναι ακριβές. Τα γεγονότα που αναφέρεις πρέπει να είναι αληθινά και γνήσια. Ο συγγραφέας πρέπει να χρησιμοποιεί κατάλληλο ύφος και σωστή μορφή. Πρέπει να τηρούνται οι κανόνες γραμματικής και στυλ. Η σωστή κατασκευή προτάσεων και τα σημεία στίξης είναι απαραίτητα σε μια επαγγελματική επιστολή.

Πρέπει να υπάρχουν σωστές διαιρέσεις παραγράφων σε μια επιστολή. Κάθε διακριτό σημείο πρέπει να εκφράζεται σε ξεχωριστή παράγραφο. Για μια νέα παράγραφο, και τα δύο στυλ, “προορισμένο” ή “μπλοκ”, θεωρούνται σωστά προς το παρόν. Μερικοί άνθρωποι ξεκινούν τις παραγράφους στο αριστερό περιθώριο χωρίς να αφήνουν κενό (εσοχή) και κάποιοι από αυτούς πιστεύουν ότι είναι σωστό να αφήσουν λίγο χώρο στην αριστερή πλευρά.

Η επιστημονική έκφραση προτιμά τα πάντα με συστηματικό και τακτοποιημένο τρόπο. Επομένως, μια επιστολή πρέπει να συνταχθεί σύμφωνα με τους κανόνες που συζητήθηκαν παραπάνω για να επιτευχθεί αποτελεσματικότητα στην επικοινωνία.

Συνειρμός των ιδέων

Οι ιδέες και τα γεγονότα που αναφέρονται στην επιστολή πρέπει να συνδέονται μεταξύ τους. Πρέπει να είναι καλά σχεδιασμένο ώστε ο αναγνώστης να μπορεί να το καταλάβει εύκολα. Ο συγγραφέας πρέπει να καταπιαστεί με διάφορα γεγονότα ένα προς ένα. Πρέπει να ετοιμάσει ένα διάγραμμα στο μυαλό του και να το δουλέψει. Η συνοχή στη γραφή το κάνει ενδιαφέρον και επηρεάζει θετικά τον αναγνώστη. Επομένως, η σύνδεση της διασύνδεσης ιδεών είναι ένα θετικό σημείο στην καλή επιχειρηματική επικοινωνία.

Ευγένεια και αισιοδοξία

Η ευγένεια και η αισιοδοξία είναι οι κωδικοί πρόσβασης στον επιχειρηματικό κόσμο. Η επαγγελματική αλληλογραφία πρέπει να διεξάγεται με ευγενικό τόνο. Η ευγένεια δεν κοστίζει τίποτα, αλλά πληρώνει πλούσια μερίσματα. Η ευγένεια κερδίζει τη συμπάθεια, τον σεβασμό και την αλληλοκατανόηση. Σε όλους αρέσει να τους απευθύνουν ευχάριστα, γι’ αυτό πρέπει να λαμβάνεται υπόψη. «Παρακαλώ», «εκτιμούμε», «ευχαριστώ», «συγγνώμη», «μπορούμε» κ.λπ., είναι ορισμένες λέξεις που εκφράζουν ευγένεια ή ευγένεια και αυτές παρακινούν τον αναγνώστη να απαντήσει στον συγγραφέα με παρόμοιο τρόπο.



Source by Amna Tariq Shah

Σχολιάστε