5 υπέροχες συμβουλές για αποτελεσματική συγγραφή επιστολών

Πολλοί άνθρωποι μπορεί να αναρωτιούνται την ανάγκη για γραπτή επιστολή σε έναν κόσμο όπου κυριαρχούν τα email. Εάν θέλετε να βελτιώσετε την επικοινωνία σας, μην αγνοείτε ποτέ τη δύναμη ενός καλά κατασκευασμένου γράμματος. Ένα email δεν μπορεί να επιτύχει τον αντίκτυπο που μπορεί να έχει μια καλογραμμένη επιστολή. Είτε πρόκειται για επιχείρηση, πωλήσεις, συνοδευτική ή προσωπική επιστολή, μπορείτε να το κατακτήσετε μαθαίνοντας μερικές απλές συμβουλές.

1. Το περιεχόμενο μιας επιστολής πρέπει να προγραμματιστεί καλά. Για να απλοποιήσετε την επικοινωνία σας, κάντε ένα προσχέδιο της επιστολής σας. Αυτό θα βοηθήσει στην αποτελεσματική επικοινωνία. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα σημεία είναι αναλυτικά και ελέγξτε την επιστολή σας για αναγνωσιμότητα. Αναδιατυπώστε εκείνες τις προτάσεις που μπορεί να παρεξηγηθούν. Ελέγξτε την ορθογραφία, ειδικά το όνομα του δέκτη. Μια άλλη βασική πτυχή είναι η συνέπεια στην ορθογραφία των ονομάτων. Για να είστε στην πιο ασφαλή πλευρά, είναι πάντα συνετό να ετοιμάζετε ένα προσχέδιο επιχειρηματικών, πωλήσεων και συνοδευτικών επιστολών.

2. Χρήση γλώσσας. Για επαγγελματικές επιστολές, να χρησιμοποιείτε πάντα επίσημη γλώσσα. Οι επιστολές πωλήσεων πρέπει να προσελκύουν πιθανούς πελάτες. Έτσι μπορούν να είναι άτυπα με πιασάρικους τίτλους. Αλλά όταν η επιστολή πωλήσεων μιλάει για εγγύηση, παράδοση και άλλα βασικά ζητήματα, χρησιμοποιήστε έναν επίσημο τόνο. Οι συνοδευτικές επιστολές πρέπει πάντα να είναι γραμμένες σε επίσημη γλώσσα. Η μέγιστη ευελιξία με τη γλώσσα μπορεί να φανεί σε μια προσωπική επιστολή. Ανάλογα με τη σχέση σας, μπορείτε να επιλέξετε μια επίσημη ή ανεπίσημη γλώσσα. Για να απλοποιήσετε την επικοινωνία σας, θα πρέπει να μάθετε την τέχνη της επιλογής του κατάλληλου τόνου για το γράμμα σας.

3. Η επιστολή σας μπορεί να προορίζεται για πολλά άτομα. Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν πρέπει να έχει προσωπική πινελιά. Πάντα να γράφετε μια επιστολή επιχείρησης ή πωλήσεων όπως να γράφετε σε ένα άτομο. Μια προσωπική πινελιά στην επιστολή ή το ενημερωτικό δελτίο πωλήσεών σας θα κάνει τον αναγνώστη να νιώσει πιο άνετα. Ο αναγνώστης δεν πρέπει ποτέ να έχει όρεξη να διαβάσει ένα φυλλάδιο. Η επιστολή πρέπει να έχει το αποτέλεσμα μιας προσωπικής συνομιλίας.

4. Μία από τις καλύτερες μεθόδους για να απλοποιήσετε την επικοινωνία σας είναι να κάνετε αποτελεσματική χρήση όλων των σύγχρονων τεχνικών γραφής. Χρησιμοποιήστε τίτλους για να υποδείξετε το θέμα. Χρησιμοποιήστε κουκκίδες για να αναλύσετε σημαντικά σημεία. Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα. Εάν χρησιμοποιείται επιστημονικός όρος, εξηγήστε τον σε παρένθεση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πλάγια γράμματα, έντονη γραφή και υπογράμμιση στο γράμμα. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για την επιστολή σας.

5. Συντομία. Σήμερα, οι άνθρωποι δεν έχουν χρόνο να αφιερώσουν στην ανάγνωση μεγάλων επιστολών. Πείτε την άποψή σας με ελάχιστο αριθμό λέξεων. Μην παρεκκλίνετε ποτέ από το βασικό θέμα. Οι περιττές αποκλίσεις από το θέμα μπορούν να κάνουν περισσότερο κακό παρά καλό. Μερικές φορές ο αναγνώστης μπορεί να αγνοήσει εντελώς το γράμμα.

Τα γράμματα είναι ένα σημαντικό εργαλείο επικοινωνίας. Θυμηθείτε, μπορούν επίσης να γίνουν αποδεικτικά έγγραφα. Η επιτυχία σας στον σύγχρονο κόσμο εξαρτάται από το πόσο αποτελεσματικά είστε σε θέση να εξορθολογίσετε την επικοινωνία σας.



Source by John Khu

Σχολιάστε