9 συμβουλές για να σας βοηθήσουν να γράψετε πιο ισχυρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

1. Κάντε τον κόπο να μάθετε για την εθιμοτυπία (σήμερα γνωστή ως “netiquette”) που περιλαμβάνει η σύνταξη email. Υπάρχουν πολλοί καλοί ιστότοποι αναφοράς και βιβλία σχετικά με το Διαδίκτυο που θα σας πουν τα βασικά. Ξέρω ότι μπορεί να φαίνεται λίγο πολύτιμο να δίνουμε τόση σημασία στις κοινωνικές καλλιέργειες όταν το Διαδίκτυο είναι βασικά πολύ ανεπίσημο. Ωστόσο, είτε μας αρέσει είτε όχι, πολλοί άνθρωποι παίρνουν πολύ σοβαρά την εθιμοτυπία στο διαδίκτυο. Επομένως, εάν γράφετε email για επαγγελματικούς λόγους, θα πρέπει να υποθέσετε ότι ο παραλήπτης σας μπορεί να είναι ένας από αυτούς…

2. Μην στέλνετε ποτέ και κατά προτίμηση μην προσπαθήσετε καν να γράψετε ένα email εάν είστε θυμωμένοι, αναστατωμένοι, μεθυσμένοι ή αλλιώς δεν έχετε τον απόλυτο έλεγχο. Εάν έχετε μια έντονη συνομιλία με κάποιον στο τηλέφωνο, μερικές φορές μπορείτε να μπερδέψετε τα πράγματα. Αλλά με τα email, μόλις πατήσετε «αποστολή», ό,τι έχετε γράψει είναι εκεί, σκαλισμένο σε πέτρινες πλάκες, για όσο καιρό ο παραλήπτης θέλει να το κοιτάζει με βλέμμα. Η παλιά παροιμία σχετικά με το «μετράμε μέχρι το δέκα» πριν απαντήσουμε δεν θα μπορούσε να είναι πιο αληθινή εδώ. Στείλτε θυμωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο εάν μπορείτε να χειριστείτε, ή πραγματικά δεν σας ενδιαφέρουν, τα συναισθήματά του που προκύπτουν από τον παραλήπτη!

3. Ένα πράγμα που μπορεί να μην σκέφτεστε είναι ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να εξετάσετε προσεκτικά την ώρα που στέλνετε τα email σας. Αρχικά, είναι πάντα καλή ιδέα να αποφεύγετε την αποστολή email που συμπίπτουν με την πρωινή βιασύνη της Δευτέρας και τον απογευματινό λήθαργο της Παρασκευής. Επιπλέον, κατά καιρούς έχω διαπιστώσει ότι τα email που αποστέλλονται σε εταιρείες το Σαββατοκύριακο καταλήγουν να χάνονται στον κυβερνοχώρο. Και σε ένα μάλλον πιο διακριτικό επίπεδο, αν οι παραλήπτες σας δουν ότι στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Κυριακή πρωί ή αργά το βράδυ, μπορεί να αισθανθούν ότι μπορούν να σας διακόψουν για μια επαγγελματική συζήτηση την ίδια ώρα. Αν και μπορεί να πιστεύετε ότι είναι ωραίο να εντυπωσιάζετε έναν πελάτη ότι εργάζεστε όλες τις ώρες, ο σύντροφός σας δεν θα το κάνει όταν ο ίδιος πελάτης σας καλεί στο τηλέφωνο τα μεσάνυχτα.

4. Επειδή σχεδόν όλοι κάποια στιγμή έχουν μολυνθεί από έναν ιό υπολογιστή, οι άνθρωποι είναι λογικά επιφυλακτικοί με τα συνημμένα. Ποτέ δεν στέλνω συνημμένα σε κάποιον που δεν γνωρίζω πολύ καλά και, εξίσου, ποτέ δεν ανοίγω συνημμένα εκτός εάν προέρχονται από άτομα που γνωρίζω καλά. Και στη συνέχεια, ορισμένοι σύγχρονοι ιοί και σκουλήκια κλωνοποιούνται σε γνήσια ονόματα και διευθύνσεις email, οπότε ακόμη και ένα email που υποτίθεται ότι είναι από κάποιον που γνωρίζετε μπορεί απλώς να έχει μολυνθεί. Σε περίπτωση αμφιβολίας, προσθέστε κείμενο στο κύριο μέρος του μηνύματος email σας ή επικοινωνήστε εκ των προτέρων με τον παραλήπτη και βεβαιωθείτε ότι θα το λάβει ως συνημμένο.

5. Η διάταξη των email είναι κάτι που λίγοι άνθρωποι προσέχουν, ειδικά αν (όπως εγώ) το σύστημά τους χρησιμοποιεί μόνο κείμενο. Ωστόσο, ακόμη και με απλό κείμενο, μια λογική διάταξη μπορεί να κάνει το όλο θέμα πιο ευανάγνωστο. Πάνω απ ‘όλα, θα πρέπει να αποφεύγετε να γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απλώνονται σε όλη την οθόνη. Είναι πολύ δύσκολο να διαβαστούν και για να μπορεί να δει τα πάντα σωστά ως κείμενο, ο αναγνώστης σας μπορεί να χρειαστεί να ασχοληθεί με την αλλαγή γραμματοσειρών. Η πιο ασφαλής μορφή προς χρήση αποτελείται από γραμμές που δεν υπερβαίνουν τους 65 χαρακτήρες. Αυτό ταιριάζει, λειτουργεί παντού και κάνει το email πολύ πιο εύκολο στο μάτι.

6. Η γραμμή θέματός σας θα πρέπει να επικεντρώνεται σε αυτό που έχει για τον αναγνώστη, ώστε να τραβήξει την προσοχή του. Θα διαπιστώσετε ότι ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να συμπεριλάβετε κάποιο όφελος. Για παράδειγμα, εάν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με έναν προϋπολογισμό έργου που έχει αναθεωρηθεί προς τα κάτω, αντί να πείτε “Έργο X — αναθεωρημένο κόστος”, πείτε “Έργο X — κόστος μειωμένο κατά XX%”). Εάν δεν υπάρχει γνήσιο όφελος από τη χρήση, προσπαθήστε να το κάνετε ενδιαφέρον και συναρπαστικό ούτως ή άλλως. Επίσης, αποφύγετε τις λέξεις που μισούν περισσότερο τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, όπως “δωρεάν”, “εγγραφή” κ.λπ.

7. Η ηλεκτρονική γραφή πρέπει να είναι συνοπτική και σαφής, κυρίως επειδή η οθόνη είναι ένα ιδιαίτερα εχθρικό μέσο ανάγνωσης για τα μάτια των περισσότερων ανθρώπων. Μόνο για αυτόν τον λόγο είναι χρήσιμη η αρχή του KISS (Keep It Short & Simple). Με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να φτάσετε κατευθείαν στο θέμα και να το διατηρήσετε. Κάποιος που λαμβάνει δεκάδες email την ημέρα δεν έχει χρόνο να περιηγηθεί σε πολλά προοίμια. Κάνοντας συνοπτικά την άποψή σας, θα έχετε τη μεγαλύτερη δυνατή πιθανότητα να αποφύγετε την αναξιοπρεπή μοίρα της διαγραφής.

8. Όσον αφορά το στυλ γραφής, εδώ, περισσότερο από οποιοδήποτε άλλο μέσο, ​​είναι πολύ, πολύ χρήσιμο να γράφετε όπως μιλάνε οι άνθρωποι. Επιπλέον, θα κάνει το email σας πιο σαφές και συνοπτικό εάν αφήσετε έξω όλα τα βασικά επίθετα και τα επιρρήματα. Κρατήστε τις προτάσεις σας σύντομες και συμπεριλάβετε μόνο μία κύρια ιδέα ή σκέψη ανά πρόταση. Οι παράγραφοι δεν πρέπει να αποτελούνται από περισσότερες από 6 προτάσεις το πολύ — λιγότερες αν είναι δυνατόν. Και αν αναφέρετε περισσότερα από μερικά στοιχεία, χρησιμοποιήστε κουκκίδες.

9. Εάν γράφετε email για επαγγελματικούς λόγους, χρησιμοποιήστε σωστά τη δυνατότητα υπογραφής που ακολουθεί το όνομά σας. Είναι εκπληκτικό το πόσοι άνθρωποι αποτυγχάνουν να χρησιμοποιήσουν σωστά αυτή τη δυνατότητα – ωστόσο είναι μια εξαιρετική ευκαιρία για εσάς να εκφράσετε μερικές λέξεις προώθησης. Επειδή η υπογραφή του email εμφανίζεται στο τέλος, οι παραλήπτες σας δεν είναι πιθανό να εκνευριστούν από αυτήν. Στην πραγματικότητα, με την προϋπόθεση ότι περιέχει χρήσιμες πληροφορίες επικοινωνίας, θα θεωρηθεί ως μια χρήσιμη προσθήκη στο μήνυμά σας. Και ακόμα κι αν το email σας είναι μόνο κείμενο, μπορείτε να το κάνετε να φαίνεται αρκετά έξυπνο.



Source by Suzan St Maur

Σχολιάστε