Sun Tzu Art of War – Εργαλεία επικοινωνίας

Σύμφωνα με το Βιβλίο για τη Στρατιωτική Διοίκηση, “Στις μάχες, καθώς η λεκτική επικοινωνία δεν μπορεί να ακουστεί καθαρά, τα κύμβαλα και τα τύμπανα χρησιμοποιούνται ως εντολές” Καθώς η οπτική επικοινωνία και η οπτική επαφή παρεμποδίζονται, τα πανό και οι σημαίες χρησιμοποιούνται ως σήματα. Τώρα ο σκοπός της χρήσης κύμβαλων, τυμπάνων, σημαιών και πανό είναι να επιστήσει την προσοχή των στρατευμάτων και να τα εστιάσει για μάχη υπό την καθοδήγηση του διοικητή. Μόλις τα στρατεύματα ενωθούν ως ένα σώμα, οι θαρραλέοι δεν θα προχωρήσουν μόνοι τους και οι δειλοί δεν θα υποχωρήσουν μόνοι τους. Αυτή είναι η τέχνη του να κατευθύνεις μεγάλες δυνάμεις στις μάχες. – Κεφάλαιο έβδομο, Sun Tzu Art of War

Για μάχες τη νύχτα, χρησιμοποιήστε περισσότερους πυρσούς και τύμπανα. Για μάχες μέσα στην ημέρα, χρησιμοποιήστε περισσότερα πανό και σημαίες. Αυτά τα διαφορετικά μέσα επικοινωνίας μπορούν να σχεδιαστούν για να επηρεάσουν την κρίση του εχθρού. – Κεφάλαιο έβδομο, Sun Tzu Art of War

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, κατά τη διάρκεια των ημερήσιων επιχειρήσεων θα πρέπει να χρησιμοποιούνται περισσότερα πανό και σημαίες για επικοινωνία και κατά τη διάρκεια των νυχτερινών επιχειρήσεων θα πρέπει να χρησιμοποιούνται τύμπανα και πυρσοί. Από εδώ μπορούμε να δούμε πόσο παρατηρητικός είναι ο Sun Tzu. Σημείωσε μάλιστα τι είδους επικοινωνία πρέπει να χρησιμοποιούμε κατά τη διάρκεια κάθε μάχης, αλλά φυσικά η λίστα των εργαλείων που αναφέρονται δεν είναι εξαντλητική, τα κανάλια επικοινωνίας θα πρέπει να εξαρτώνται και από το έδαφος. Για παράδειγμα, εάν βρίσκεστε σε επίπεδο έδαφος, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε ένα μεγαλύτερο πανό (την ημέρα) ή πυροτεχνήματα (νύχτα) για επικοινωνία, επειδή μπορούν να μεταφέρουν ακριβή μηνύματα, εάν έχετε εξηγήσει με ακρίβεια τι σήμαινε κάθε σήμα. Αλλά σημειώστε εδώ ότι τα σήματα σας, όχι τα εργαλεία, θα πρέπει να είναι όπως η στρατηγική σας, θα πρέπει να αλλάζει με κάθε μάχη. Εάν έχετε μια σταθερή μορφή σημάτων επικοινωνίας, αργά ή γρήγορα, ο εχθρός σας θα μπορέσει να τα αποκρυπτογραφήσει και αυτό πιθανότατα θα είναι το αποτέλεσμα της ήττας σας. Αυτό εξηγεί γιατί ο Sun Tzu είπε ότι τα μέσα επικοινωνίας μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να επηρεάσουν τον εχθρό.

Επιχειρηματική Εφαρμογή

Η επικοινωνία είναι πολύ σημαντική στις επιχειρήσεις. Η διακοπή της επικοινωνίας μπορεί να είναι επιζήμια για μια επιχείρηση, όπως η απώλεια ενός μεγάλου πελάτη ή η αργή αντίδραση στην κίνηση ενός αντιπάλου. Έχοντας κατανοήσει καλά την αδυναμία και τη δύναμη κάθε εργαλείου επικοινωνίας, θα μπορέσετε να το χρησιμοποιήσετε προς όφελός σας. Το καλό σύστημα επικοινωνίας μπορεί να προσφέρει σε μια εταιρεία μεγάλη ευελιξία, μικρότερο χρόνο αντίδρασης και ταχύτερη απόκριση. Είναι παρόμοιο με ένα σύστημα άρδευσης. Με καλό σωστό σύστημα ελέγχου της ροής, ακριβή ποσότητα νερού, νερό που ρέει στο σωστό μέρος, τα χωράφια θα ανθίσουν εξαιτίας αυτού. Αυτές είναι δυνατότητες που είναι εξαιρετικά πολύτιμες σε αυτό το δυναμικό επιχειρηματικό περιβάλλον. Ορισμένες μορφές καναλιών επικοινωνίας είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οι επιστολές, ο διαδικτυακός αγγελιοφόρος, το τηλέφωνο, η διαδικτυακή τηλεφωνία ή η τηλεδιάσκεψη και πρόσωπο με πρόσωπο. Θα μιλήσω για τη χρήση τους εντός της εταιρείας. Λάβετε υπόψη σας ότι η ύπαρξη των κατάλληλων εργαλείων επικοινωνίας είναι μόνο μια πτυχή ενός καλού συστήματος επικοινωνίας.

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο θα μπορούσε να είναι επίσημο ή ανεπίσημο, στις μέρες μας, λόγω των εταιρικών απατών που συνέβησαν στις ΗΠΑ, οι εταιρείες πρέπει πλέον να διατηρούν αντίγραφο όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται εντός και εκτός της εταιρείας. Τα e-mail δεν ζητούν γρήγορη απάντηση από τους παραλήπτες. Μπορεί να είναι ασφαλές εάν τηρούνται αυστηρά οι οδηγίες και η χρήση του συστήματος ασφαλείας. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένας φθηνός τρόπος αποστολής πληροφοριών και εγγράφων εντός της εταιρείας και αυτές οι πληροφορίες μπορούν να αποθηκευτούν ηλεκτρονικά, επομένως η εξοικονόμηση κόστους προκύπτει από αυτά τα χαρακτηριστικά. Αλλά ένα μειονέκτημα της επικοινωνίας είναι ότι τα συναισθήματα δεν μεταφέρονται σωστά. Τα e-mail θα ήταν κατάλληλα για ξεκάθαρες οδηγίες ή πληροφορίες που δεν απαιτούν άμεση προσοχή και κατά προτίμηση εντός τμήματος. Φτηνό γιατί μπορεί να μεταφερθεί με το μικρότερο κόστος σε όλη την εταιρεία ακόμα και αν είναι στο εξωτερικό. Είναι επιρρεπής σε τεχνολογικούς κινδύνους.

Γράμμα

Αυτό που περιγράφεται εδώ είναι έντυπες επιστολές που αποστέλλονται από το ένα τμήμα στο άλλο. Χρειάζεται μόνο όταν θέλετε να επισημοποιήσετε ένα αίτημα ή μια παραγγελία εργασίας. Αλλά αυτού του είδους η επικοινωνία σιγά σιγά καταλαμβάνεται μέσω e-mail. Οι επιστολές είναι πιο συγκεκριμένες από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επειδή τα ηλεκτρονικά αρχεία συνήθως υπόκεινται σε υποψίες επεξεργασίας ή αλλαγής. Το γράμμα έχει τα ίδια χαρακτηριστικά με αυτό του e-mail, αλλά επειδή είναι απτό, δεν είναι σαν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο όπου μπορείτε να αρνηθείτε ότι το λάβατε. καταστάσεις. Θα μπορούσε να είναι δαπανηρό αν χρειαστεί να το στείλετε στο εξωτερικό. Είναι πιο αξιόπιστο από τον ηλεκτρονικό τρόπο επικοινωνίας.

Internet Messenger (Instant Messaging)

Με τη δημοφιλή χρήση του διαδικτύου, οι διαδικτυακοί αγγελιοφόροι όπως το ICQ, το MSN Messenger και το Yahoo Messenger διαδίδονται, επιτρέπει τη γρήγορη αναμετάδοση πληροφοριών και σήμερα αυτοί οι αγγελιοφόροι έχουν τη δυνατότητα να σας βοηθήσουν να ξέρετε εάν το άτομο στην άλλη άκρη είναι κοντά ή όχι. Και πάλι όμως λείπει η μεταφορά συναισθημάτων. Η φωνή και ο τόνος του μηνύματός σας δεν μπορούν να σταλούν μέσω του messenger, ακόμα και με emoticon, μπορεί να παρεξηγηθεί. Αυτό που στείλατε θα μπορούσε να είναι σε έναν τόνο προσφοράς βοήθειας όπως “Τι θέλετε να κάνω;” Αλλά άλλοι αφού διαβάσουν το μήνυμα μπορεί να ερμηνεύσουν, είστε θυμωμένοι μαζί του που έκανε κάτι. Ωστόσο, ο διαδικτυακός αγγελιοφόρος έχει και τα πλεονεκτήματά του, θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί ως κανάλι για ανεπίσημες συζητήσεις εντός της εταιρείας, επειδή ορισμένοι από αυτούς τους αγγελιοφόρους μπορούν να επιτρέπουν πολλούς χρήστες σε ένα μόνο παράθυρο συνομιλίας. Και είναι φθηνό, καθώς τα περισσότερα από αυτά είναι δωρεάν και οι πληροφορίες μπορούν να μεταφερθούν στο εξωτερικό φθηνά. Είναι επιρρεπής σε τεχνολογικούς κινδύνους.

Τηλέφωνο

Σε σύγκριση με τους άλλους τρόπους που αναφέρονται, είναι ένα σχετικά καλύτερο κανάλι επικοινωνίας. Επειδή η τονικότητα, οι φωνητικές ιδιότητες μεταδίδονται επίσης μειώνοντας την πιθανότητα παρεξήγησης του μηνύματός σας. Λείπει όμως ένα άλλο επικοινωνιακό χαρακτηριστικό που είναι σημαντικό και αυτό είναι η γλώσσα του σώματος. Σίγουρα ζητά γρήγορη απόκριση γιατί μπορείτε να επικοινωνήσετε μόνο όταν ο δέκτης βρίσκεται στην άλλη πλευρά την ίδια στιγμή. Αλλά μπορεί να είναι πολύ ακριβό αν χρειαστεί να επικοινωνήσετε στο εξωτερικό. Και η αξιοπιστία θα πρέπει να είναι καλύτερη από οποιοδήποτε ηλεκτρονικό κανάλι, καθώς αυτός ο κλάδος υπάρχει εδώ και πολύ καιρό.

Διαδικτυακή τηλεφωνία και τηλεδιάσκεψη

Η τηλεφωνία μέσω Διαδικτύου γίνεται σιγά-σιγά πολύ δημοφιλής, επειδή οι ΜΜΕ και οι πολυεθνικές μπορούν να κάνουν κλήσεις στο εξωτερικό φθηνά. Αυτό περιλαμβάνει επίσης τη βιντεοδιάσκεψη, η οποία γίνεται πιο δημοφιλής με την επικράτηση της ευρυζωνικότητας. Έχει όλα τα χαρακτηριστικά του τηλεφώνου, με την τηλεδιάσκεψη να είναι καλύτερη γιατί η γλώσσα του σώματος, σε κάποιο βαθμό, μπορεί να μεταφερθεί και αυτή. Ωστόσο, η αξιοπιστία θα μπορούσε να είναι πρόβλημα ανάλογα με την υποδομή και τον πάροχο υπηρεσιών που διατίθενται και στις δύο πλευρές. Η εγκατάσταση του είναι φθηνή με κάμερα web και ευρυζωνική σύνδεση.

Πρόσωπο με πρόσωπο

Μέχρι τώρα, αυτή είναι η καλύτερη μορφή επικοινωνίας, το μόνο μειονέκτημα είστε εσείς, αν και μπορείτε να παρατηρήσετε και να λάβετε τα πλήρη σήματα από τη συνομιλία σας, το ίδιο πράγμα μπορεί να ειπωθεί και για το άλλο μέρος.

Επιλέξτε λοιπόν τα κατάλληλα εργαλεία επικοινωνίας για να μεταδώσετε αποτελεσματικά το μήνυμά σας. Τα σωστά εργαλεία επικοινωνίας μπορούν να βελτιώσουν την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα του συστήματος επικοινωνίας σας, βελτιώνοντας έτσι την επιχειρηματική σας διαδικασία.



Source by Koo Ping Shung

Σχολιάστε